7 Front Office Management Jobs in Südtirol
Einstieg:
- nächstmöglicher Zeitpunkt
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Deine Aufgaben:
- Buchung und Organisation von Reisen: Eigenständige Planung und Buchung von Dienstreisen (Flüge, Hotels, Mietwagen) für unsere Mitarbeiter unter Berücksichtigung von Budgetvorgaben und Reisekostenrichtlinien.
- Reisevorbereitung: Erstellung von Reiseunterlagen, einschließlich Reiserouten, Visa-Anträgen und Reisekostenabrechnungen.
- Kommunikation: Ansprechpartner für Mitarbeiter bei Fragen und Anliegen rund um das Thema Reisen; enge Zusammenarbeit mit Reiseanbietern und -agenturen.
- Back Office Unterstützung: Allgemeine administrative Unterstützung, einschließlich der Pflege von Reisekostenabrechnungen und Datenbanken.
- Reporting: Erstellung von regelmäßigen Reports über Reisekosten und -aktivitäten zur Optimierung der /Reisemanagement-)Prozesse.
- Prozessoptimierung: Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung von Reiseprozessen und -richtlinien.
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Die Position
- Leitung aller Front-Office-Bereiche: Rezeption, Reservierungen, Concierge, Gästeservice und Abrechnung
- Aktive Präsenz im Gästebereich und Sicherstellung außergewöhnlicher Gästeerlebnisse vom Check-in bis zum Check-out
- Koordination von Front- und Back-Office-Aufgaben, inklusive Vertragswesen, Abrechnung sowie Preis- und Umsatzmanagement
- Schulung, Motivation und Weiterentwicklung des Front-Office-Teams – Förderung einer unterstützenden, leistungsorientierten Teamkultur
- Umsetzung und Aufrechterhaltung der Servicestandards im Einklang mit der Hospitality-Philosophie des Parkhotel Mondschein
- Überwachung des Lobby Shops und Pflege der Lagerbestände
- Koordination der Eventdurchführung mit internen Abteilungen und externen Partnern
- Übernahme der Duty-Manager-Rolle bei Bedarf, insbesondere während Stoßzeiten, an Wochenenden und bei Veranstaltungen
- Verantwortung für Budgetplanung, Dienstpläne, Leistungskennzahlen und Kostenkontrolle
- Zusammenarbeit mit Housekeeping, F&B und weiteren Abteilungen für einen reibungslosen Betriebsablauf
- Pflege der Beziehungen zu OTAs, Reiseveranstaltern und weiteren Geschäftspartnern
- Verwaltung von Reservierungen, Zimmerzuteilung und Gästeanfragen in Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
- Professionelle und einfühlsame Bearbeitung von Gästefeedback, Sonderwünschen und Beschwerden
- Überwachung von Leistungskennzahlen, Dienstplänen und Unterstützung bei administrativen Aufgaben
- Sicherstellung der Einhaltung von Hotelrichtlinien, Erscheinungsstandards und operativen Abläufen durch das Team
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WIR BIETEN IHNEN
- Eine langfristige Perspektive in einem zukunftsorientierten Unternehmen
- Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungswege und ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld
- Flexible Arbeitszeiten
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Attraktive Vergütung
- Gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
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Aufgaben:
- Du koordinierst den Telefon- und Kund:innenempfang sowie eine professionelle Korrespondenz
- Du bearbeitest die eingehende Post und organisierst die Terminverwaltung
- Du führst telematische Meldungen (Agentur der Einnahmen) durch und unterstützt administrative Prozesse
- Du übernimmst gelegentliche Botengänge sowie strukturierte Ablage und unterstützt gesetzeskonforme Buchführungsaufgaben (z. B. Protokoll-Eindruck, Archivierung)
- Du arbeitest dem Team in vielfältigen administrativen und organisatorischen Themen zu
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WAS SIE ERWARTET
- Organisation und Pflege des Front Office
- Professionelle Begrüßung und Betreuung von Besuchern, Kunden und Mitarbeitern
- Planung und Koordinierung von Terminen, Besprechungen, Geschäftsreisen und Reservierungen
- Bearbeitung von Telefonanrufen und E-Mails
- Unterstützung der Tätigkeiten der Abteilungen Facility Management und HR
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mit folgenden Kompetenzen:
- Führungskompetenz
Fähigkeit, ein kleines Team zu leiten, zu motivieren und weiterzuentwickeln
Erfahrung im Führen von Mitarbeitenden im Kundenservice oder Frontoffice
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