26 Back Office Mitarbeiter Jobs in Südtirol

• Präzise und strukturierte Unterstützung des Vertriebsteams in administrativen Belangen
• Erstellung und sorgfältige Vorbereitung von Kundenunterlagen sowie individuelle Angebotserstellung in Abstimmung mit den Beratern
• Gründliche Nachbereitung von Kundenterminen und systematische Pflege der Kundendatenbank
• Direkte und professionelle Kommunikation mit verschiedenen Versicherungsgesellschaften
• Verantwortung für eine exakte und zuverlässige Büroorganisation

• Annahme und Bearbeitung von Kundenanfragen 
• Selbstständige Abwicklung von Kundenaufträgen aus dem In- und Ausland 
• Kontrolle der Lagerbestände und Zusammenarbeit mit dem Supply-Chain-Team
• Enge Zusammenarbeit mit dem Verkaufsteam 
• Bearbeitung von Kundenreklamationen 
• Projektmitarbeit zur Optimierung von Unternehmensprozessen 

• Telefonische und schriftliche Betreuung unserer Gewerbekunden, Planer und Architekten - in enger Abstimmung mit unserem Außendienst
• Erstellung von Angeboten inklusive Zeichnungen und technischen Datenblättern
• Vertretung im Front Office
• Verwaltung der Kojen sowie des Abverkaufs von Ausstellungsartikeln
• Unterstützung des Showroom-Teams bei vielfältigen Aufgaben

• sehr gute Deutsch- und gute Italienischkenntnisse
• guter Umgang mit dem MS-Office-Paket
• selbständige, zuverlässige und genaue Arbeitsweise

• Aktiver telefonischer Verkauf der Zimmer und Angebote
• Annahme und Bearbeitung von individuellen Reservierungen über alle Kanäle
• Kontrolle der eingehenden Reservierungen sowie aktive Bearbeitung der Buchungen und Änderungen
• Versenden von Reservierungsbestätigungen, allgemeine Korrespondenzbearbeitung etc.
• Überblick bewahren über den Buchungskalender
• Einhaltung der Qualitätsstandards
• Aktives Upselling
• Cross-Selling von Zusatzleistungen

• Koordination und Einsatzplanung von Fahrzeugen und Fahrpersonal
• Organisation und Überwachung von Transportabläufen
• Kommunikation mit Kund*innen, Fahrern und internen Abteilungen
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Büro
• Pflege von Einsatzplänen und interner Datenbanken

• 14 übertarifliche Monatslöhne und zusätzliche Prämien
• Zusatzversicherung für Sanitäts- und Gesundheitsleistungen
• Zusätzliche Einzahlung in deinen Zusatzrentenfond
• Individuelle Aus- und Weiterbildung
• FLEXIBLE ARBEITSZEITEN

• Überwachung und Verwaltung der Fristen in Bezug auf verpflichtende Schulungen und ärztliche Untersuchungen der Mitarbeiter
• Organisation und Planung der Schulungsmaßnahmen und medizinischen Untersuchungen
• Verwaltung und Archivierung der Dokumentation bezüglich externer Firmen und Ausschreibungen
• Operative Unterstützung bei den täglichen Aufgaben
• Zusammenarbeit mit dem Betriebsarzt und den Schulungspartnern zur Einhaltung der zeitlichen Vorgaben

• Unterstützung bei Disposition & Planung
• Schnittstelle Logistik - Verkauf bei Reklamationen, Gutschriften und Rückrufen
• Lieferscheinerstellung, -druck und -archivierung 
• Ansprechpartner bei Problemen in der internen & externen Logistik 
• administrative Zusatzaufgaben

• Mitarbeit im Backoffice mit Fokus auf Organisation, Datenpflege und Vorbereitung von Abrechnungen
• Operative Unterstützung der Berater
• Einarbeitung in die Lohnverrechnung – sorgfältig, praxisnah
• Freundliche Kommunikation mit Kunden
• Unterstützung während intensiver Phasen wie Monatsbeginn und -ende – als Team
• Unterstützung in der Koordinierung der Termine und Tätigkeiten der Kanzlei

• Unterstützung bei der laufenden Buchhaltung
• Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Verwaltung und Ablage von buchhalterischen Dokumenten
• Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern
• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

• Eine verantwortungsvolle Rolle im Back Office, in der Du für die reibungslose Abwicklung von Kundenaufträgen zuständig bist – von der Eingabe über die Prüfung bis zur Kommunikation mit Kunden und internen Stellen
• Du arbeitest eng mit dem Vertriebsteam und den Verkaufsagenten zusammen und betreust ein definiertes Portfolio an B2B-Kunden
• In deiner täglichen Arbeit hältst Du dich an klar definierte Prozesse, arbeitest mit hoher Genauigkeit, denkst vernetzt und proaktiv und übernimmst Verantwortung
• Du stehst im regelmäßigen Austausch mit deutschsprachigen Geschäftskunden (v. a. DACH-Raum) – dabei ist Verbindlichkeit, Sorgfalt und Verlässlichkeit dein Stil
• 2–3 Mal im Jahr bringst Du dich bei internationalen Events ein – gut vorbereitet und mit ruhiger Präsenz

• Gästekorrespondenz inkl. Angebote, Bestätigung, Stornierungen, usw.
• Beantwortung der E-Mails und Korrespondenz
• Verkaufsorientierte Gesprächsführung am Telefon
• Vorbereitung der Unterlagen für andere Abteilungen (Anreiseliste, Tagesspiegel)
• Pflege der Gästekartei und Festhalten der Besonderheiten
• Einbuchung der Spa-Termine 

• Sie sind eine wichtige Schnittstelle zu den Klienten
• Sie unterstützen die Notare in verschiedenen Bereichen notarieller Tätigkeiten (Aktenführung, Schriftverkehr, Dokumentation)
• Sie generieren Dokumenten und sorgen für die verlässliche elektronische Ablage
• Sie kommunizieren mit Mandanten und Behörden sorgen für die korrekte Aktenführung inklusive Fristenkontrolle
• Sie übernehmen anfallende Verwaltungstätigkeiten

• Sie kontrollieren Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit
• Sie legen den Schadensakt an und leiten alle Vorgänge in die Wege
• Sie klären Deckungs- und Haftungsfragen anhand der Versicherungsverträge ab
• Sie bearbeiten die Geschäftsfälle der Schadenregulierung
• Sie prüfen Kostenvoranschläge, Rechnungen und Gutachten
• Sie sind Bindeglied zwischen Kunden, Sachverständigen und Versicherung

• Abschluss einer technischen Ausbildung 
• Gute AutoCAD und Office-Kenntnisse 
• Kreativität und Begeisterung für Licht & Architektur 
• Flexibilität, Teamfähigkeit und Eigeninitiative 
• Gute Deutsch- und Italienischkenntnisse 

• Du bist Teil eines eingespielten Teams im Verkaufsbereich, das Harmonie und Zusammenarbeit schätzt
• Unterstützung des Verkaufsaußendienstes bei Lieferungen, Preisanpassungen und Verwaltungstätigkeiten – für Stabilität im Verkaufsprozess
• In einem definierten Verkaufsgebiet sicherst du den reibungslosen Ablauf der Aufgaben – mit Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein
• Abstimmung mit dem deutschsprachigen Mutterhaus, um Vertrauen und Verlässlichkeit zu stärken

• Kalkulation von Seilbahnprojekten und Erstellung von Angeboten
• Erstellung der Verträge 
• Unterstützung der Vertriebsmitarbeiter
• Datenpflege in unserem ERP-System

Klingt gut? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

• Gute Entlohnung
• Unterkunft im Einzelzimmer
• Motiviertes Team und familiäres Arbeitsklima
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vielfältige Freizeitgestaltungsmöglichkeiten
• Weitere Mitarbeitervorteile

• Implementiert und festigt robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der informatischen Systeme und sensiblen Daten der Bank vor Cyberrisiken.
• Überwacht kontinuierlich die IT-Strukturen um eventuelle Sicherheitsübertretungen zu ermitteln, zu analysieren und umgehend zu bekämpfen.
• Entwickelt Sicherheitspolitiken und Sicherheitsprozeduren im Einklang mit den geltenden internationalen Standards wie zum Beispiel ISO 27001 und DSGVO.
• Führt regelmäßige Audits und Risikobewertungen durch, um Sicherheitslücken zu ermitteln und angemessene Strategien zur Abfederung der Risiken zu implementieren.
• Arbeitet eng mit dem IT-Team zusammen bei der Einführung von fortschrittlichen Sicherheitslösungen, einschließlich der Firewalls, IDS/IPS und Beglaubigungssysteme.
• Organisiert Ausbildungsveranstaltungen für das Personal zur Stärkung des Bewusstseins und des Verständnisses der Cyberbedrohungen und der Sicherheitsmaßnahmen.

• mit Abschluss der Wirtschaftsfachoberschule – auch Maturanten
• sehr gute Deutsch- und gute Italienischkenntnisse
• guter Umgang mit dem MS-Office-Paket
• selbständige, zuverlässige und genaue Arbeitsweise

• Buchung und Organisation von Reisen: Eigenständige Planung und Buchung von Dienstreisen (Flüge, Hotels, Mietwagen) für unsere Mitarbeiter unter Berücksichtigung von Budgetvorgaben und Reisekostenrichtlinien.
• Reisevorbereitung: Erstellung von Reiseunterlagen, einschließlich Reiserouten, Visa-Anträgen und Reisekostenabrechnungen.
• Kommunikation: Ansprechpartner für Mitarbeiter bei Fragen und Anliegen rund um das Thema Reisen; enge Zusammenarbeit mit Reiseanbietern und -agenturen.
• Back Office Unterstützung: Allgemeine administrative Unterstützung, einschließlich der Pflege von Reisekostenabrechnungen und Datenbanken.
• Reporting: Erstellung von regelmäßigen Reports über Reisekosten und -aktivitäten zur Optimierung der /Reisemanagement-)Prozesse.
• Prozessoptimierung: Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung von Reiseprozessen und -richtlinien.

Abwechslung
Breite Kundenpalette von der Privatperson zum Großunternehmen, ein eingespieltes, offenes Team und internationale Versicherungspartner.

• Entwicklung und Umsetzung von effizienten Intralogistik-Konzepten nach Lean Gesichtspunkten in Zusammenarbeit mit dem operativen Logistikbereich
• Konzipierung und Einführung von Logistikprozessen an Lager- und Produktionsstandorten, vom Wareneingange bis zum Versand nach Lean-Logistik-Prinzipien (z.B. JIS, JIT, Kanban, Routenzügen, 5S, FIFO und Line Back Planning)
• Kontinuierliche Verbesserung von Logistikprozesse in Zusammenarbeit mit den operativen Logistikbereichen und Process Planning Abteilung
• Erstellung von Arbeitsabläufen und Prozessen inkl. Dokumentation und Schulung von Mitarbeiter
• Unterstützung von Produktentwicklungsprojekten im Rahmen der Industrialisierung und Serialisierung
• Aufbau von Logistik KPI (z.B. Liefertreue, Bestandssicherheit, Bestandsmenge)
• Zusammenarbeit, Ausarbeitung von Ausschreibungen und Verhandlungen mit Logistikdienstleister