Deine Rolle bei uns:
- Retail & Back Office Management
- Organisation & Koordination der Bereiche Technik, Verwaltung, Sales und Retail
- Sicherstellung effizienter Abläufe im Tagesgeschäft
- Vertrieb & Kundenbetreuung
- Erster Ansprechpartner für unsere Firmenkunden
- Pflege und Ausbau langfristiger Kundenbeziehungen
- Operatives Projektmanagement
- Planung, Koordination und Nachverfolgung laufender Projekte
- Schnittstelle zwischen internen Abteilungen und externen Partnern
- Schnittstelle zu unseren 10 Servicestationen
- Unterstützung bei administrativen und verwaltungstechnischen Aufgaben
|
WIR BIETEN IHNEN
- Eine langfristige Perspektive in einem zukunftsorientierten Unternehmen
- Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungswege und ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld
- Flexible Arbeitszeiten
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Attraktive Vergütung
- Gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
|
Wer wir sind
- Rechnungsstellung und Stammdatenpflege über Fattura in Cloud
- Offene Posten im Blick behalten, Mahnwesen strukturiert und freundlich abwickeln
- Vertrags- und Projektbasis in Jira pflegen – du weißt, was abgerechnet wird, was läuft und was fällig ist
- Büroorganisation: Bestellungen, Ablage, Unterstützung im Tagesgeschäft
- Interne Termine und kleine Teamevents mitorganisieren
|
|
|
Deine Aufgaben:
- Buchung und Organisation von Reisen: Eigenständige Planung und Buchung von Dienstreisen (Flüge, Hotels, Mietwagen) für unsere Mitarbeiter unter Berücksichtigung von Budgetvorgaben und Reisekostenrichtlinien.
- Reisevorbereitung: Erstellung von Reiseunterlagen, einschließlich Reiserouten, Visa-Anträgen und Reisekostenabrechnungen.
- Kommunikation: Ansprechpartner für Mitarbeiter bei Fragen und Anliegen rund um das Thema Reisen; enge Zusammenarbeit mit Reiseanbietern und -agenturen.
- Back Office Unterstützung: Allgemeine administrative Unterstützung, einschließlich der Pflege von Reisekostenabrechnungen und Datenbanken.
- Reporting: Erstellung von regelmäßigen Reports über Reisekosten und -aktivitäten zur Optimierung der /Reisemanagement-)Prozesse.
- Prozessoptimierung: Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung von Reiseprozessen und -richtlinien.
|
Aufgaben:
- Hauptansprechpartner:in für unsere Kund:innen im Bereich Abfallmanagement
- Terminierung und Koordination von Anlieferungen
- Organisation und Abstimmung von Terminverschiebungen
- Definition und Abstimmung der Anliefermengen
- Klärung operativer Fragestellungen mit Kund:innen
- Sicherstellung einer professionellen, lösungsorientierten Kommunikation
- Abstimmung mit Produktion, Labor und weiteren Schnittstellen
- Fachliche Koordination eines 4-köpfigen Teams
- Priorisierung von Aufträgen und Sicherstellung eines reibungslosen Betriebsablaufs
- Wo notwendig Anforderung und interne Abstimmung von Laboranalysen
- Planung und Koordination von Wartungen und Instandhaltungsmaßnahmen der Anlage
- Sicherstellung der technischen Betriebsfähigkeit der Anlage
- Verantwortung für vollständige und korrekte Dokumentation
|
Was kommt auf Dich zu?
- Unterstützung des Property Management-Teams bei administrativen Aufgaben, einschließlich der Bearbeitung von Mietverträgen, Rechnungen und Dokumentationen.
- Pflege und Aktualisierung der Datenbanken und Systeme zur Immobilienverwaltung.
|
Die Position
- Leitung aller Front-Office-Bereiche: Rezeption, Reservierungen, Concierge, Gästeservice und Abrechnung
- Aktive Präsenz im Gästebereich und Sicherstellung außergewöhnlicher Gästeerlebnisse vom Check-in bis zum Check-out
- Koordination von Front- und Back-Office-Aufgaben, inklusive Vertragswesen, Abrechnung sowie Preis- und Umsatzmanagement
- Schulung, Motivation und Weiterentwicklung des Front-Office-Teams – Förderung einer unterstützenden, leistungsorientierten Teamkultur
- Umsetzung und Aufrechterhaltung der Servicestandards im Einklang mit der Hospitality-Philosophie des Parkhotel Mondschein
- Überwachung des Lobby Shops und Pflege der Lagerbestände
- Koordination der Eventdurchführung mit internen Abteilungen und externen Partnern
- Übernahme der Duty-Manager-Rolle bei Bedarf, insbesondere während Stoßzeiten, an Wochenenden und bei Veranstaltungen
- Verantwortung für Budgetplanung, Dienstpläne, Leistungskennzahlen und Kostenkontrolle
- Zusammenarbeit mit Housekeeping, F&B und weiteren Abteilungen für einen reibungslosen Betriebsablauf
- Pflege der Beziehungen zu OTAs, Reiseveranstaltern und weiteren Geschäftspartnern
- Verwaltung von Reservierungen, Zimmerzuteilung und Gästeanfragen in Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
- Professionelle und einfühlsame Bearbeitung von Gästefeedback, Sonderwünschen und Beschwerden
- Überwachung von Leistungskennzahlen, Dienstplänen und Unterstützung bei administrativen Aufgaben
- Sicherstellung der Einhaltung von Hotelrichtlinien, Erscheinungsstandards und operativen Abläufen durch das Team
|
Dein Beitrag zum Erfolg von Infominds:
- Du analysierst und verstehst die Kundenbedürfnisse und konfigurierst die Software sowie Zusatzmodule basierend auf den Kundenprozessen unter Nutzung aller produktinternen Tools.
- Du führst Schulungen für Endanwender durch, um ein korrektes Verständnis und eine effektive Nutzung der Software sicherzustellen.
- Du verwaltest die Datenmigration und Schnittstellen: Analyse, Implementierung und Überprüfung des Datentransfers sowie der Integrationen mit anderen Systemen.
- Du erstellst technische und funktionale Dokumentationen zur Softwarekonfiguration.
- Du führst tiefgreifende Tests personalisierter Implementierungen durch und stellst Zuverlässigkeit sowie Konformität mit den Anforderungen sicher.
- Du begleitest den Kunden in der operativen Startphase und löst dabei eventuelle kritische Probleme.
|
WAS SIE ERWARTET
- Kontrolle und Überwachung der Logistikprozesse an den Produktionsstandorten – vom Wareneingang bis zum Versand – gemäß den Prinzipien der Lean-Logistik (z. B. JIS, JIT, Line-Back-Planning)
- Sicherstellung der Materialverfügbarkeit für den Produktionsstandort in den vorgesehenen KANBAN-Regalen und Gewährleistung reibungsloser Abläufe
- Mitwirkung bei der Einführung neuer Logistikprozesse am Standort
- Kontinuierliche Verbesserung der standortspezifischen Intralogistikprozesse in Zusammenarbeit mit den Abteilungen Logistikplanung und Prozessplanung
- Zusammenarbeit mit der Qualitätsabteilung bei qualitätsrelevanten Themen
- Gewährleistung einer sachgerechten Lagerung und eines sicheren Transports von Waren, insbesondere empfindlicher Teile wie Leiterplatten
- Umsetzung und Optimierung der Lean-Logistik-Philosophie
- Überwachung der Einhaltung von Verhaltensregeln bezüglich Arbeits- und Pausenzeiten, Ordnung und Sauberkeit usw.
|
