Ausarbeitung von Beschlüssen für Verwaltungsräte und andere Aufsichtsgremien im Zusammenhang mit der Organisationseinheit Facility Management
Erstellung von Auftrags- und Dienstleistungsbestätigungen für die Bank
Vollständige Bearbeitung aller Rechnungen des Gebäudemanagements
Kontrollen, Änderungen und Dateneingaben für die jährliche Budgetabwicklung
Abschluss und Verwaltung von Verträgen mit allen Lieferanten, die mit dem Facility Management zusammenarbeiten, sowie Unterstützung bei der Verwaltung, Abrechnung und Zahlung der entsprechenden Rechnungen
Ausarbeitung und Verwaltung von Ausschreibungen und Unterstützung bei der Verwaltung und Prüfung der entsprechenden Verträge
Unterstützung bei allen administrativen Formalitäten und Zahlungen im Zusammenhang mit gemieteten Immobilien
Buchhaltung in Abstimmung mit unserem Steuerberater: Monatsabschlüsse; Vorbereitung der Bilanzabschlüsse einschließlich Abgrenzungen, Abschreibungen usw.; Führung des Kassenbuchs, Vorbereitung der Intrastat-Meldungen; Vorsteuerbestätigungen
Dokumentation der Arbeitsstunden der Mitarbeitenden und Kommunikation mit unserem Lohnbüro
Erstellen von Rechnungen
Durchführung von Überweisungen, Kontrolle der Zahlungseingänge
Abrechnung der Honorare für Autor:innen und damit zusammenhängende Kommunikation
Verantwortung für die Erstellung von Angeboten für nationale und internationale Kunden in Abstimmung mit dem Vertrieb und dem Projektmanagement
Verantwortung für die korrekte verwaltungstechnische Abwicklung der Projekte unter jeglichem Aspekt:
Abklärung rechtlicher Aspekte von Kundenverträgen in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung
Kaufmännische Steuerung und Kontrolle der laufenden Projekte in Zusammenarbeit mit den Projektleitern
Erstellung und Kontrolle der Projektbudgets, Kosten-, Deckungsbeitrags-, und Ergebnisanalyse über sämtliche Projekte, in Absprache mit der Geschäftsleitung
Verantwortlich für die Rechnungserstellung und laufendes Monitoring der Abrechnungen
Auswahl, Betreuung und Verantwortung für die IT-Landschaft
Rechtliche und steuerrechtliche Klärungen, Abstimmung
Wöchentliches Reporting über alle Projekte an die Geschäftsleitung
Verantwortung für die Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen sowie der Budgets in Abstimmung mit der Geschäftsleitung
Du leitest das Front Office-Team mit Klarheit, Feingefühl und Organisationstalent.
Du übernimmst die Verantwortung für den aktiven Verkauf am Front Office und behältst dabei stets den Überblick über Upselling-Potenziale sowie Koordination über TA und OTA.
Mit gezielten verkaufsfördernden Maßnahmen trägst du aktiv zur Umsatzsteigerung bei.
Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf am Empfang und übernimmst selbst aktiv Aufgaben im Tagesgeschäft.
Du überwachst Prozesse, entwickelst interne Abläufe weiter und stellst sicher, dass unsere Servicequalität jederzeit spürbar bleibt.
Du planst Dienstzeiten und Urlaube effizient und teamorientiert.
Du kümmerst dich um Rechnungen, Kassenführung und das Controlling im Bereich Empfang.
Du arbeitest eng mit Housekeeping und anderen Abteilungen zusammen, um das Gesamterlebnis für unsere Gäste zu optimieren.
Du pflegst und verwaltest unsere Gästedaten im System ASA mit höchster Sorgfalt.
Du gehst professionell und lösungsorientiert mit Feedback und Beschwerden um.
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