155 Verwaltung Jobs in Bozen

Abwechslung
Breite Kundenpalette von der Privatperson zum Großunternehmen, ein eingespieltes, offenes Team und internationale Versicherungspartner.

• einen interessanten Aufgabenbereich
• ein angenehmes Arbeitsklima
• 4 ½ Tage Woche
• eine leistungsgerechte Entlohnung

• Kundenkontakt 
• Organisation der Einsätze und Wartungen
• Vorbereitung der Projekte
• Erstellung von Angeboten 
• Unterstützung bei den Fernüberwachungen 
• Bestellung von Komponenten

Du möchtest den Sommer nutzen, um in den abwechslungsreichen Büroalltag eines kreativen Architekturbüros hineinzuschnuppern? Dann bist du bei NOA genau richtig! Wir suchen eine motivierte Unterstützung für unser Verwaltungsteam in unserem HQ in Bozen– zuverlässig, neugierig und bereit, Neues zu lernen. 

• Leitung und aktive Mitarbeit in den Bereichen Verwaltung, Finanzen, Buchhaltung, Organisation
• Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen inkl. betriebswirtschaftlicher Auswertungen
• Budgetplanung, Liquiditätssteuerung, Zahlungsverkehr, internes Reporting
• Überwachung der steuerlichen und gesetzlichen Verpflichtungen (MwSt., INAIL, IRAP etc.)
• Weiterentwicklung von Prozessen, internen Abläufen und des Controlling-Systems
• Eigenständige Kommunikation mit Steuerberater, Lohnverrechner, Behörden etc.
• Mitarbeit in der Personalverwaltung in Zusammenarbeit mit externen Partnern
• Vertrags-, Versicherungs- und Dokumentenmanagement
• Koordination von Audits und Ansprechpartner für Revision

• Buchhaltung in Abstimmung mit unserem Steuerberater: Monatsabschlüsse; Vorbereitung der Bilanzabschlüsse einschließlich Abgrenzungen, Abschreibungen usw.; Führung des Kassenbuchs, Vorbereitung der Intrastat-Meldungen; Vorsteuerbestätigungen
• Dokumentation der Arbeitsstunden der Mitarbeitenden und Kommunikation mit unserem Lohnbüro
• Erstellen von Rechnungen
• Durchführung von Überweisungen, Kontrolle der Zahlungseingänge
• Abrechnung der Honorare für Autor:innen und damit zusammenhängende Kommunikation
• Allgemeine Büro- und Verwaltungsarbeiten

• sehr gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift (VORAUSSETZUNG D-I)

• Du erstellst Budgets, analysierst Finanzzahlen und aktualisierst Liquiditäts- und Investitionspläne
• Du holst Angebote ein, verhandelst mit Lieferanten und optimierst Unternehmensabläufe
• Du unterstützt die Direktion bei der Vorbereitung von Gesellschafterversammlungen und Verwaltungsratssitzungen
• Du erstellst Präsentationen, Reports, Statistiken und übernimmst allgemeine Verwaltungsaufgaben

• Als Führungskraft tragen Sie die Gesamtverantwortung für Ihren Bereich und sorgen gemeinsam mit Ihrem Team für einen reibungslosen Ablauf sowie die Optimierung der Prozesse
• Sie unterstützen Ihre Mitarbeiter/innen in deren persönlicher und fachlicher Weiterentwicklung und achten auf eine wertschätzende, offene Zusammenarbeit
• Sie analysieren und reporten die relevanten Kennzahlen und wirken maßgeblich an der Festlegung sowie der Weiterentwicklung Ihres Verantwortungsbereiches (Digitalisierung und Automatisierung) mit
• Sie arbeiten an standortbezogenen oder gruppenweiten Projekten mit

• Gute PC-Kenntnisse
• Sicherer Umgang in beiden Landesprachen in Wort und Schrift
• Selbstständiges Arbeiten

• Du erarbeitest und managst Angebote für Kfz-Versicherungen und stellst dabei sicher, dass unsere Kunden stets die beste Lösung erhalten
• Fristen überwachst du gewissenhaft und sorgst dafür, dass Versicherungsdeckungen lückenlos eingehalten werden
• Du berätst und unterstützt unsere Kunden bei Vertragsfragen
• Unsere Kunden betreust und berätst du rund um ihre Kfz-Anliegen

• Du erstellst und verwaltest Versicherungsverträge und sorgst dafür, dass Fristen eingehalten und vollständige Deckungen gewährleistet sind
• Mit deinem Fachwissen unterstützt du Versicherungsberater bei allen Vertragsfragen und sorgst dafür, dass jedes Anliegen effizient und zielgerichtet gelöst wird
• Gemeinsam mit den Account Managern optimierst du Prozesse und treibst kontinuierlich Verbesserungen voran
• Du übernimmst eigenverantwortlich administrative Aufgaben und trägst so zu einer effizienten und reibungslosen Abwicklung bei

• Abgeschlossene Matura oder Studium
• Sicherer Umgang mit MS Office und generell mit digitalen Systemen
• Sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Freude an Teamarbeit und direktem Kundenkontakt
• Gute Deutsch- und Italienischkenntnisse

• In Ihrer Rolle übernehmen Sie nach einer aktiven Einarbeitungsphase zunehmend Verantwortung in der Verwaltung:
• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher, steuerrechtlicher und zollrechtlicher Vorschriften
• Verwaltungstechnische Bearbeitung von nationalen und internationalen Ausschreibungen
• Disziplinarische und fachliche Führung der Teams in Logistik und Sales Office
• Enge Zusammenarbeit mit der TA-Buchhaltung und externen Steuerberatern
• Betreuung unserer ausländischen Standorte in steuerlichen und buchhalterischen Fragestellungen
• Verantwortung für die korrekte steuerliche Abwicklung von Auslandsgeschäften
• Einhaltung gesetzlicher Meldepflichten – teilweise in Abstimmung mit der TA
• Sicherstellung der korrekten Zollabwicklung (Import/Export) inkl. erforderlicher Meldungen
• Projektcontrolling in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen
• Nachhaltige Optimierung und Weiterentwicklung der Verwaltungsprozesse und -strukturen
• Erstellen von Projektabrechnungen und Fakturierung von Verkaufsaufträgen und Mieten

• Empfang der Kursteilnehmer
• Telefondienst und Postverwaltung
• Organisation und Verwaltung der Kurse
• Verwaltung der Einschreibegebühren und der Diplome

• Buchhalterische und ITgestützte Verwaltung des Debitoren- und Kreditorenzyklus sowie der Bankgeschäfte
• Unterstützung bei regelmäßigen steuerlichen Pflichten und bei der Erstellung des Jahresabschlusses
• Mitarbeit beim monatlichen Management-Reporting sowie im finanziellen und industriellen Controlling

• Deutsch als Muttersprache, sehr gute Italienisch Kenntnisse, gute Englischkenntnisse
• Professionelles Auftreten am Telefon und per E-Mail, Freude am täglichen Kontakt mit Kunden
• Erste Erfahrungen in ähnlichem Bereich von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich

• Sie beraten, in Zusammenarbeit mit den Partnern der Kanzlei, die Mandanten in allen arbeitsrechtlichen und lohnabrechnungsbezogenen Angelegenheiten und Erfüllungspflichten, im Speziellen:
• Beratung und Hilfestellung bei der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen unter Beachtung der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften
• Beratung und Ausarbeitung von Arbeitsverträgen, -vereinbarungen und Erstellung von damit verbundenen Dokumenten
• Unterstützung der Korrespondenz mit den zum Meldewesen dazugehörigen Behörden
• Kontinuierliche Optimierung und Strukturierung interner Prozesse und Abläufe

• Reifediplom (ex Matura)
• Zweisprachigkeitsnachweis B2 (ehem. Niveau B) oder gleichwertige Sprachzertifikate B2 in den vier Fertigkeiten (Hören, Lesen, Schreiben, Sprechen) 
• Berufserfahrung in einer Verwaltung mit Organisations- bzw. Sekretariatsaufgaben (bitte erklären Sie das im online-Formular/in Ihrem CV)

• Unterstützung bei der Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Versicherungsverträgen
• Überwachung von Fristen und Sicherstellung lückenloser Deckungen
• Enge Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und Account Managern, um effiziente Abläufe sicherzustellen
• Aktive Mitgestaltung bei der Optimierung unseres Kundenservices

• Koordinierung und Organisation von Produktschulungen für unsere Kunden
• Verwaltung von E-Mail-Korrespondenz und Kundensupport
• Überwachung und Bearbeitung von Schulungsanfragen
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben und Datenmanagement

• Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Gäste
• Betreuung der Telefonzentrale in deutscher, italienischer und englischer Sprache
• Bearbeitung und Verteilung der täglich ein- und ausgehenden Postendungen
• Unterstützung bei der Organisation/Buchung von Dienstreisen und Verwaltung des Fuhrparks
• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

• Verbuchung aller Bank- und Kassabewegungen
• Abwicklung des Zahlungsverkehrs 
• Zusammenarbeit mit Revisoren und externen Beratern zur Bilanzerstellung
• Allgemeine Kontroll-, Verwaltungs- und Organisationsaufgaben

• Berufserfahrung im Bereich Verwaltung und vorzugsweise Buchhaltung
• Ausgezeichnete Kenntnisse beider Landessprachen (TED u. ITA)
• Ausgezeichnete Kenntnisse der Verwaltungsprozesse sowie Grundkenntnisse in der Buchhaltung/Rechnungsstellung
• Registrierung und Verwaltung der Auftragsbestätigungen sowie Überwachung der Aktivierungsprozesse mit der technischen Abteilung
• Sicherer Umgang mit Office-Programmen
• Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten
• Präzision, Zuverlässigkeit, Organisationsfähigkeit und zielorientierte Arbeitsweise

• Sie arbeiten gern in einem multidisziplinären Team;
  Sie sind motiviert, innovativ und offen für Veränderungen;
  Sie schätzen ein dynamisches Arbeitsumfeld;
  Sie möchten sich gerne weiterbilden.

• Sie bearbeiten die Leistungsanfragen der Eingeschriebenen basierend auf den definierten Standards unseres Leistungskatalogs

• Verwaltung und Organisation von Terminkalendern
• Organisation, Koordination und Planung der Sekretariatsaktivitäten der zuständigen Abteilung, der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats / der Präsidentin
• Unterstützung bei der Überwachung rechtlicher und projektbezogener Aktivitäten der untergeordneten Unternehmensbereiche
• Operative Unterstützung bei der Einhaltung gesellschaftsrechtlicher Vorgaben (Compliance)
• Verfassen von offiziellen Schreiben, Texten und Verträgen
• Kommunikation mit und für die Geschäftsleitung
• Verwaltung des zentralen Protokollierungssystems
• Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen der Organe sowie interner Unternehmensbesprechungen
• Archivierung von Dokumenten in Papier- und Digitalform
• Kommunikation mit Interessenverbänden im öffentlichen Nahverkehr (ÖPNV)

• Allgemeine verwaltungsadministrative Aufgaben  
• Eingabe von Aufträgen, Fakturierung, Ablage 
• Bearbeitung von Anfragen und Erstellung von Angeboten 
• Schnittstelle Büro / Magazin

• Du wirst dich um die Erfassung und Verwaltung der aktuellen finanziellen Transaktionen kümmern.  
• Du wirst uns in der gesamten Buchhaltung unterstützen.  
• Du wirst einzelne Aufgaben im Bereich Controlling übernehmen.  
• Du wirst uns bei der Buchhaltung und der Optimierung interner Prozesse unterstützen.