4 administrative specialist Jobs in Südtirol
Deine Aufgaben
- Vorbereitung und Kontrolle der buchhalterischen Unterlagen
- Prüfung, Erfassung und Kontierung von Rechnungen
- Unterstützung im Monatsabschluss
- Enge Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Buchhaltung
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WAS SIE ERWARTET
- Administrative Betreuung neuer Einstellungen von Mitarbeitenden und Praktikanten in Italien und im Ausland
- Ansprechpartner und Hauptkontakt für Fragen von Mitarbeitenden und Vorgesetzten
- Erstellung und Umsetzung von Personalrichtlinien
- Kontrolle der Anwesenheiten und Verwaltung verschiedener regelmäßiger HR-Fristen
- Optimierung interner Verwaltungsprozesse und Zusammenarbeit mit externen Partnern
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YOUR RESPONSIBILITIES
- Managing procedures required to maintain the AEO certification
- Monitoring customs compliance and updating internal processes accordingly
- Supporting strategic customs planning and optimizing international goods flows
- Coordinating with customs authorities, certification bodies, and internal departments
- Managing the company’s foreign VAT registrations (set‑up, changes, closures)
- Maintaining foreign VAT ledgers and collecting data for periodic VAT filings in various countries
- Preparing and managing Intrastat declarations for goods and services
- Ensuring correct classification of transactions for customs and VAT purposes
- Supporting administrative and logistics teams in issuing and recording VAT‑relevant documents
- Monitoring international tax and customs deadlines
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Deine Aufgaben:
- Buchung und Organisation von Reisen: Eigenständige Planung und Buchung von Dienstreisen (Flüge, Hotels, Mietwagen) für unsere Mitarbeiter unter Berücksichtigung von Budgetvorgaben und Reisekostenrichtlinien.
- Reisevorbereitung: Erstellung von Reiseunterlagen, einschließlich Reiserouten, Visa-Anträgen und Reisekostenabrechnungen.
- Kommunikation: Ansprechpartner für Mitarbeiter bei Fragen und Anliegen rund um das Thema Reisen; enge Zusammenarbeit mit Reiseanbietern und -agenturen.
- Back Office Unterstützung: Allgemeine administrative Unterstützung, einschließlich der Pflege von Reisekostenabrechnungen und Datenbanken.
- Reporting: Erstellung von regelmäßigen Reports über Reisekosten und -aktivitäten zur Optimierung der /Reisemanagement-)Prozesse.
- Prozessoptimierung: Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung von Reiseprozessen und -richtlinien.
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