4 administrative specialist Jobs in Südtirol
Deine Aufgaben
- Vorbereitung und Kontrolle der buchhalterischen Unterlagen
- Prüfung, Erfassung und Kontierung von Rechnungen
- Unterstützung im Monatsabschluss
- Enge Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Buchhaltung
|
YOUR TASKS
- International Customer management
- Full responsibility for the Order-to-Cash process (from order management to invoicing and complaint management)
- Creation of customs documentation
- Sales administrative related activities (e.g. marketability, reports)
- Suggest and work on improvements to become best in class
- Monitor and optimize operational performance KPIs
- Regular interfaces with the sales team, logistics, marketing and finance department as well as production planning
|
YOUR RESPONSIBILITIES
- Managing procedures required to maintain the AEO certification
- Monitoring customs compliance and updating internal processes accordingly
- Supporting strategic customs planning and optimizing international goods flows
- Coordinating with customs authorities, certification bodies, and internal departments
- Managing the company’s foreign VAT registrations (set‑up, changes, closures)
- Maintaining foreign VAT ledgers and collecting data for periodic VAT filings in various countries
- Preparing and managing Intrastat declarations for goods and services
- Ensuring correct classification of transactions for customs and VAT purposes
- Supporting administrative and logistics teams in issuing and recording VAT‑relevant documents
- Monitoring international tax and customs deadlines
|
Deine Aufgaben:
- Buchung und Organisation von Reisen: Eigenständige Planung und Buchung von Dienstreisen (Flüge, Hotels, Mietwagen) für unsere Mitarbeiter unter Berücksichtigung von Budgetvorgaben und Reisekostenrichtlinien.
- Reisevorbereitung: Erstellung von Reiseunterlagen, einschließlich Reiserouten, Visa-Anträgen und Reisekostenabrechnungen.
- Kommunikation: Ansprechpartner für Mitarbeiter bei Fragen und Anliegen rund um das Thema Reisen; enge Zusammenarbeit mit Reiseanbietern und -agenturen.
- Back Office Unterstützung: Allgemeine administrative Unterstützung, einschließlich der Pflege von Reisekostenabrechnungen und Datenbanken.
- Reporting: Erstellung von regelmäßigen Reports über Reisekosten und -aktivitäten zur Optimierung der /Reisemanagement-)Prozesse.
- Prozessoptimierung: Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung von Reiseprozessen und -richtlinien.
|
