In 5 Schritten zum besten Personal: Alles über den Recruiting Funnel

Gastronomie, Gesundheit oder Handwerk - das sind nur drei Beispiele aus einer Vielzahl an Berufssektoren, in denen seit geraumer Zeit ein massiver Fachkräftemangel herrscht. Vielen Unternehmen fällt es zunehmend schwerer, geeignete Mitarbeiter*innen zu finden. Der sogenannte Recruiting Funnel ist ein Werkzeug, das Arbeitgeber*innen dabei helfen kann, effizient neue Talente zu sichten und somit den Erfolg der Firma langfristig zu sichern. Wir erklären Ihnen, wie der Recruiting Funnel funktioniert und welche Vorteile er für Ihre Personalgewinnung bedeutet.

Alles über den Recruiting Funnel

Definition: Was ist ein Recruiting Funnel?

Der Recruiting Funnel, zu Deutsch "Personalmarketing-Trichter" ist ein Analyseschema, das die einzelnen Schritte eines Bewerbungsprozesses darstellt. Wenn es einem Unternehmen misslingt, in kurzer Zeit geeignete Mitarbeiter*innen zu finden, kann eine Analyse des Recruiting-Trichters dabei helfen, Schwachstellen bei der Personalgewinnung zu identifizieren und die einzelnen Bewerbungsphasen zu optimieren. Der Recruting Funnel wird üblicherweise in einer von oben nach unten gegliederten Trichterform verbildlicht und beinhaltet meist 5 Teilabschnitte, die genauer untersucht werden können.


Wie ist der Recruiting Funnel aufgebaut?

Der Funnel gliedert sich in fünf Teilbereiche. Diese lauten wie folgt:

  1. Awareness (Aufmerksamkeit)
  2. Attraction (Anziehung)
  3. Application (Bewerbung)
  4. Selection (Auswahl)
  5. Hire (Einstellung)

1) Awareness (Aufmerksamkeit)

Zunächst gilt es für Sie als Arbeitgeber, so viele Bewerber*innen wie möglich in den Trichter zu bekommen. Je mehr Kandidat*innen für einen Job in Aussicht stehen, desto höher steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass sich im Pool potenzielles Personal befindet. Daher sollten Sie sich nicht nur als Firma exzellent online präsentieren, sondern auch auf verschiedenen Social Media Plattformen die Werbetrommel schlagen. Damit das funktioniert, ist es wichtig, die Zielgruppe genau zu verorten: Welche Portale und Netzwerke nutzen Ihre Aspiranten vorzugsweise?

Speziell Social Recruiting ermöglicht gute Chancen aber auch Herausforderungen, um erfolgreich Personal zu rekrutieren und damit auf das sogenannte Active Recruiting zu setzen. Auch offline gilt: Suchen Sie Veranstaltungen für Ihr Personalgewinnung auf, die auch gerne von Ihren Interessenten besucht werden. Das kann ein firmeninterner Tag der offenen Tür, eine Ausbildungsmesse, aber auch Berufsorientierungstage an Schulen sein.

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Fachkräftemangel, Digitalisierung und Herausforderungen

Es herrscht ein Wandel vom Arbeitgebermarkt zum Bewerbermarkt, so geben die Bewerber*innen den Ton an, welche Anforderungen sie an das Unternehmen herantragen. Ursachen dafür sind die aktuellen Generationen am Arbeitsmarkt – Babyboomer, Generation X, Y und Z, denen es gelangt, einen Wertewandel durchzusetzen.

Besonders Benefits für Mitarbeiter*innen gewinnen immer mehr an Bedeutung, die nicht nur arbeitnehmerseits attraktiv sind, sondern für die Unternehmen eine effiziente Möglichkeit darstellen, das Arbeitgeberimage aufzupolieren. Es ist bereits keine Seltenheit mehr, dass das Thema bei Bewerbungsgesprächen auf den Tisch kommt. Auch für diese neue Art der Arbeitgeberpräsentation stellt ein Recruiting Funnel eine geeignete Möglichkeit dar, denn es kann beispielsweise nach geforderten oder beliebten Benefits gefragt werden, um so die Bedürfnisse neuer Mitarbeiter*innen besser einschätzen zu können.

2) Attraction (Anziehung)

Ist erst einmal das Interesse der Aspirant*innen geweckt, müssen Sie in der zweiten Phase als Unternehmen aus der Menge herausstechen und die potenziellen Mitarbeiter*innen an Sie binden. Versuchen Sie daher, Ihre Webpräsenz besonders attraktiv zu gestalten. Dazu gehört zum Beispiel eine übersichtliche Karriereseite - das Schwarze Brett eines Unternehmens.

Die Stellenangebote müssen umfangreiche Informationen enthalten, die Bewerber*innen einen transparenten Einblick in die Arbeit in ihrem Unternehmen liefern. Eine schlechte Stellenbeschreibung kann die "Conversion Rate", also die Anzahl der Bewerber*innen, die es in die nächste Runde schaffen, bereits negativ beeinflussen. Halten Sie diese daher auch auf dem aktuellsten Stand! Wenn sich Kandidat*innen auf eine Stelle bewerben, die längst vergeben ist, kann sie das verärgern und für schlechte Publicity sorgen. Auch für Ihre Kanäle in sozialen Medien gilt: Je liebevoller und kreativer Sie diese führen und Ihren Content gestalten, desto eher können Talente erfolgreich angezogen werden. Ihre Kanäle sind Ihre Visitenkarte: Durch Sie können Sie ihre Unternehmenskultur präsentieren und den Aspirant*innen zeigen: Wir sind genau der Betrieb, nach dem Sie gesucht haben. Aber Vorsicht: Zu aggressives Marketing kann auch erzwungen auf Arbeitgeber*innen wirken.

3) Application (Bewerbung)

Die Bewerbung selbst gilt wohl als größte Challenge innerhalb eines Recruiting Prozesses. Sie sollten ihren Wunschkandidat*innen die Bewerbung zunächst erleichtern: Stellen Sie ihnen beispielsweise ein Online-Bewerbungsportal zur Verfügung, das Ihnen eine schnellere Abwicklung des Prozesses ermöglicht. Achten sie daher auch auf eine angenehme und übersichtliche Benutzeroberfläche! So verlieren Wunschkandidat*innen auf keinen Fall die Motivation, sich zu bewerben. Wählen Sie nicht zuletzt auch eine klar identifizierbare Kontaktperson, an die sich die Bewerber*innen wenden können, anstatt nur eine E-Mail-Adresse anzugeben. Das lässt Sie als Unternehmen authentisch und nahbar wirken.

Die Einfachheit und schnelle Bedienbarkeit eines Bewerbungsprozesses ist heute maßgeblich erfolgsabhängig. So werden nach und nach Unternehmen kreativer und verzichten vollständig auf einen Lebenslauf und/oder ein Anschreiben. Damit ermöglichen Sie als Arbeitgeber praktisch eine mobile Bewerbung, die von Interessenten von unterwegs aus abgeschickt werden können. Dabei ist zu erwähnen, dass es sich innerhalb eines Recruiting Funnels nicht mehr um eine vollständige Bewerbung handelt, sondern lediglich um Bewerberkontakte, die demnach „nur“ ein Interesse kennzeichnen sollen.

4) Selection (Auswahl)

An dieser Stelle wird es ernst: Bei der Selektion trennen Sie Spreu von Weizen und lassen die ersten Bewerber*innen aktiv aus dem Trichter fallen. Jetzt entscheidet sich, wie gut sie Phase 1 bis 3 des Funnels geplant haben: Bei nur wenig Bewerber*innen werden Sie in Phase 4 kaum Spielraum haben.

Screening

Die Auswahl gliedert der Funnel in drei weitere Teile auf: Der erste ist das Prüfen der Bewerbungsunterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf oder Zeugnisse. Hinzu kommen diverse Eignungstests oder Arbeitsproben. Dieser Prozess wird auch "Screening" genannt. Das filtert bereits jene Bewerber*innen heraus, die die Mindestanforderungen nicht erfüllen, weil sie zum Beispiel nicht qualifiziert genug sind oder nicht zum erwünschten Zeitpunkt in das Arbeitsverhältnis eintreten können. Beim Screening hilft es auch, eine Checkliste mit Eignungsfragen zu führen.

Shortlisting

Der zweite Teil des Auswahlverfahrens ist das sogenannte Shortlisting: In dieser Phase stellen Sie nach bestimmten Kriterien (Ausbildung, Berufliche Erfahrung, Skillset, Persönlichkeitsmerkmale) bereits eine Liste mit den vielversprechendsten Kandidat*innen zusammen. In der Shortlist kristallisiert sich bereits heraus, welche Voraussetzungen und Talente besonders wichtig sind, um in ihrer Firma aufgenommen zu werden. Analysieren Sie die Shortlist daher auch nach dem Bewerbungsprozess noch genau!

Beachten Sie, dass sie dennoch Wert auf eine heterogene Bewerber*innengruppe legen. Wenn sich Ihre Kandidat*innen zu sehr ähneln, fällt es umso schwerer, das ideale Personal zu finden. Außerdem sollten Sie in dieser Phase Diskriminierung und Stereotype verhindern und den Fokus auf das Skillset der Bewerber*innen legen.

Candidate Journeys | Das erste Bewerbungsgespräch

Im dritten und letzten Prozess folgt die Königsklasse des "Candidate Journeys": Das Interview. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, können Sie mit den Kandidat*innen auch zunächst einen kurzen Videocall vereinbaren. In diesem Call zeichnet sich oft bereits ab, ob ihr Unternehmen wirklich von einem Interessenten profitieren kann.

Im Bewerbungsgespräch selbst gibt es einige Faktoren zu beachten:

  • Sie sollten auf Augenhöhe mit den Aspirant*innen interagieren und individuell auf sein oder ihr Skillset und Interessen eingehen.
  • Ein Bewerbungsgespräch ist oft von Floskeln geprägt. Vermeiden Sie es, Allerweltsfragen wie "wo sehen Sie sich in fünf Jahren?" zu stellen. Das könnte Kandidat*innen langweilen oder gar abschrecken.
  • Nach dem Interview besteht die Option, auch vereinzelte Probetage mit den besten der besten Bewerber*innen zu vereinbaren.
  • Erfolglosen Kandidat*innen sollten Sie auch eine persönliche Nachricht mit der Absage zukommen lassen - eine generische und lieblose Mail könnte Talente von zukünftigen Recruiting-Prozessen abhalten.

5) Hire (Einstellung)

Im finalen Schritt des Recruiting Funnels geht es um die endgültige Besetzung der offenen Stelle. Viele Unternehmer*innen begehen hier einen entscheidenden Fehler: Sie glauben, dass der Prozess der Personalbeschaffung an dieser Stelle vorbei ist. Aber auch nach der Zusage können Schwierigkeiten entstehen. Zunächst sollten Sie bei den Vertragsverhandlungen auch Offenheit für Kompromisse zeigen und auf die Bedürfnisse Ihre neue Arbeitskraft eingehen. Eine arrogante Verhandlungsart könnte ihr Wunschtalent wieder verscheuchen.

Damit die lange Candidate Journey auch ein angenehmes Reiseziel findet, sollte dem oder der neuen Mitarbeitenden auch nach der Verhandlung noch viel Aufmerksamkeit schenken. Warten Sie nicht mit dem Aufsetzen des Vertrags, sobald alle Konditionen verhandelt sind, gewähren Sie der oder dem neuen Mitarbeiter*in ein unkompliziertes und ausführliches Onboarding.


Welche Vorteile bietet der Recruiting Funnel?

Im Prinzip geht es beim Personalmarketing-Trichter vor allem darum, den Bewerbungsprozess aus dem Blickwinkel der Anwärter*innen zu betrachten und zu analysieren. Sie müssen sich in die Lage der Talente versetzen und sich fragen: An welchen Stellen könnten Sie von Ihrem Unternehmen abgeschreckt werden? Brechen viele Teilnehmer*innen das Bewerbungsverfahren frühzeitig ab, dann weist ihr Trichter Mängel auf- zum Beispiel, weil er zu kompliziert ist. Jeder sogenannte "Touchpoint" mit der Firma kann zu einer negativen Erfahrung führen.

Der Recruiting Funnel bietet ein übersichtliches Werkzeug, um diese Fehler und Lücken im Bewerbungsprozess proaktiv auszumerzen und das Personalmarketing wird dadurch besser planbar.

die Vorteile von Recruiting Funnel


Hat der Recruiting Funnel auch Nachteile?

Der Funnel steht oftmals dafür in der Kritik, dass er nach der Einstellung der Spitzenkandidat*innen vorbei ist. Aber auch einige Zweit- und Drittplatzierte könnten in Zukunft zu Wunschkandidat*innen werden. Auch bereits bestehende Kontakte werden in diesem System vernachlässigt, wenn der Trichter von neuem gefüllt wird. Außerdem könnten bereits eingestellte Mitarbeiter aus dem Funnel bereits selbst als Marketing-Instrument dienen und neue Kandidat*innen anlocken.


Recruiting Wheel: Die proaktive Alternative zum Recruiting Funnel

Der Arbeitsmarkt steckt in der Krise und das wird sich auch nicht in unmittelbarer Zukunft nicht ändern. Neben dem Recruiting Funnel gibt es auch weitere Möglichkeiten des aktiven Recruitings: das "Recruiting Wheel". Dieses Modell versucht die Schwachstellen des Funnels zu beheben, indem es auch nach dem Abschluss des Candidate Journeys bereits einen neuen eröffnet.

Der oder die neue Mitarbeitende wird in diesem Schema zum Markenbotschafter*in, der sich selbst auf die Suche nach neuen Interessenten macht. Das Rad berücksichtigt auch abgelehnte Kandidat*innen sowie noch nicht wechselbereite Talente, die in einen sogenannten "Talent Pool" aufgenommen werden. Bei der nächsten Phase können Sie wieder auf diesen Pool zurückgreifen.

Um ein Recruiting Wheel ins Rollen zu bringen, sollten Bewerber*innen stets auf dem Laufenden gehalten werden: Dabei hilft zum Beispiel ein Job-Newsletter. Sie sollten stets mit der Zielgruppe in Kontakt bleiben - das gilt auch für die Social Media Kanäle.


UNSER FAZIT ZUM THEMA RECRUITING FUNNEL

Eines ist klar: Sowohl durch einen Funnel als auch durch ein Wheel entstehen Kosten sowie Mehraufwand. HR- und Marketingabteilung müssen gut besetzt sein und ausreichend Ressourcen zur Verfügung gestellt bekommen, um diese Modelle effizient umsetzen zu können. Dennoch ernten Sie als Unternehmer*in langfristig die Früchte der harten Arbeit:

Indem Sie Talente für Ihren Betrieb gewinnen, von denen die Konkurrenz nur träumen kann.

Außerdem zeigen Sie mit einem optimalen Funnel und einer aktiven Rekrutierungsstrategie, dass Sie sich als Unternehmen wirklich für Kandidat*innen und den Menschen dahinter interessieren - und genießen aufgrund Ihrer wertschätzenden Unternehmenskultur einen guten Ruf am Arbeitsmarkt.

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