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AUFGABENBEREICH:
- Sie agieren als zentrale Vertrauens- und Schnittstellenfunktion im direkten Umfeld des Top-Managements
- Sie steuern und priorisieren eigenverantwortlich komplexe Themen, Termine und Projekte auf Managementebene
- Sie bereiten entscheidungsrelevante Unterlagen präzise und adressatengerecht auf
- Sie stellen die inhaltliche und organisatorische Qualität von Meetings auf Top-Level sicher
- Sie übernehmen eine aktive Rolle in der Koordination strategischer Themen und interner Abstimmungen
- Sie fungieren als erste Ansprechpartner:in für interne und externe Schlüsselkontakte
- Sie sorgen für eine strukturierte, diskrete und effiziente Steuerung administrativer Prozesse
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Über uns
- Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen.
- Unterstützung der Verwaltung, sowie bei der geschäftlichen Korrespondenz sowie Organisation und Priorisierung von E-Mails und Informationen.
- Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings sowie konsequente Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Entscheidungen.
- Strukturierte Organisation und Ablage von Dokumenten, Verträgen und Projektunterlagen.
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen und entscheidungsrelevanten Unterlagen.
- Koordination und Kommunikation mit Geschäftspartnern, Kunden, Beratern, Behörden und Dienstleistern.
- Eigenständige Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben sowie kleinerer Projekte.
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Wir sind:
DEMACLENKO ermöglicht, als eines der führenden Unternehmen für Beschneiungsanlagen, die Schneesicherheit von Wintersportgebieten weltweit. Durch stetige Innovation werden immer ressourcen-effizientere und umweltbewusstere Lösungen entwickelt.
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Ihre Aufgaben:
- Direkte Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft
- Eigenständige Organisation und Koordination von Terminen und Meetings
- Professionelle Korrespondenz mit Kunden, Partnern und Behörden
- Buchhaltung und „Controlling“
- Vorbereitung von Besprechungen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
- Bearbeitung vertraulicher Dokumente und Informationen
- Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen
- Organisation des Büromanagements
- Entlastung der Geschäftsleitung durch proaktive Unterstützung
- Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitern und externen Ansprechpartnern
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Deine Aufgaben:
- Erstellung von Dienstplänen
- Tägliche und wöchentliche Besprechung des Arbeitsplanes und sonstiger Anliegen des Housekeeping Teams
- Kontrolle von Lagerbeständen und Durchführung von Bestellungen
- Kontrolle der Sauberkeit sämtlicher zugewiesener Bereiche des Hauses
- Mithilfe im operativen Housekeeping
- Abfrage der Gästezufriedenheit
- Sicherstellung einer effizienten Kommunikation im gesamten Team
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Was dich erwartet
- Schriftverkehr und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
- Vorbereitung und Abwicklung der monatlichen Lohnabrechnung in Zusammenarbeit mit dem externen Lohnbüro
- Betreuung und Verwaltung unseres Autokranservices, insbesondere Erstellung von Angeboten und Rechnungen
- Administrative Personalverwaltung, unter anderem Urlaubsanträge, Abwesenheiten und Mitarbeiteranliegen
- Organisation und Begleitung von Zertifizierungen und Audits, beispielsweise ISO und UNI/PdR
- Betreuung und Pflege unserer Social-Media-Kanäle auf Instagram und Facebook
- Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten
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Aufgaben:
- Organisation und Koordination der Agenda der Geschäftsführung einschließlich Terminen, Besprechungen, institutionellen Veranstaltungen und Geschäftsreisen
- Steuerung der ein- und ausgehenden Kommunikation, einschließlich institutioneller Korrespondenz und vertraulicher Geschäftskommunikation
- Koordination der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
- Erstellung und Überarbeitung von Schreiben, Präsentationen, Berichten und Informationsunterlagen
- Überwachung von Anfragen, Aufgaben und strategisch relevanten Fristen
- Sicherstellung des Follow-ups zu Entscheidungen und vereinbarten Maßnahmen
- Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben zwischen Geschäftsführung und den verschiedenen Unternehmensbereichen
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachverfolgung von Management- und Führungsgremien
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Arbeiten auch Sie in einem der schönsten Wohlfühlhotels Südtirols!
- Selbständige, verantwortungsbewusste, aktive Mitarbeit im Team
- Herzlicher Empfang und Verabschiedung der Gäste
- Gästebetreuung mit Gewährleistung der Zufriedenheit der Gäste
- Sales und Revenue Management. Ziele setzen und diese finanziellen Aspekte des Unternehmens erreichen
- das Produkt sicherstellen, dafür sorgen dass die Qualitätsstandards in allen Bereichen des Hotels erfüllt sind, wie es um das Aussehen, der Instandhaltung und Sauberkeit etc. geht.
- Sicherstellung und Optimierung eines effezienten, reibungslosen Betriebsablaufes in den verschiedenen Abteilungen
- Unterstützung bei der Personalrekrutierung
- Mitarbeitermotivation
- Überwachung des Services während des Frühstückes und des Dinners (5-Gange-Menue), bei Bedarf kurze Unterstützung
- Bei Bedarf Durchführung von Schulungen für Mitarbeiter (Service, Rezeption, Etage), um die Leistungsstandards zu gewährleisten und zu optimieren,
- Mitarbeit und Beaufsichtigung der Rezeption
- Reputationsmanagement,
- Teamführung
- Mitarbeit im Marketing (Pflege der verschiedenen Meta- und Otakanäle, anderer Verkaufsportale, Newsletter, Videos usw.) Werden eingeschult.
- professionelles Beschwerdemanagement
- Optimierung, Pflege und Beantwortung der Bewertungsportale
- Vertretung und Unterstützung der Geschäftsleitung
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Wir sind der Arbeitgeber der Wahl für innovative, teamorientierte und mutige Mitarbeitende mit einem globalen Mindset. Für kompetente und kreative Köpfe, die auf der Suche nach einem Arbeitsplatz sind, an dem sie ihr volles Potenzial entfalten können.
- Persönliche Assistenz und organisatorische Unterstützung des CMO
- Kalenderverwaltung: Terminplanung und Ablaufkoordination von Meetings
- Schnittstelle zwischen CMO und MitarbeiterInnen der globalen Abteilungen
- Koordination der Marketingbudgetplanung als Teil des gesamten Planungsprozesses
- Vorbereitung und Koordination der Erstellung der Unterlagen der Management Meetings
- Innovationsprozess: Organisation, Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation der monatlichen Meetings
- Verwaltung der Sponsoringanfragen und –tätigkeiten auf Gruppenebene
Weiterentwicklung interner und externer Kommunikationsmaßnahmen
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Was kommt auf Sie zu?
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Koordination von Terminen, Fristen und Dokumenten
- Verwaltung von Verträgen, Korrespondenz und Unterlagen
- Ansprechpartner/in für Mieter, Dienstleister und externe Partner
- Erstellung von Auswertungen, Übersichten und Präsentationen
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