Executive Office Manager (m/w/d)

Modernes Arbeitsumfeld

moderne und innovative Arbeitsmittel

Persönliche & fachliche Weiterentwicklung

persönliche & fachliche Weiterbildungen

Für ein etabliertes und wachstumsorientiertes Unternehmen suchen wir eine professionelle und organisationsstarke Persönlichkeit als Executive Office Manager (m/w/d).

In dieser verantwortungsvollen Position arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung zusammen und übernehmen eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen der Unternehmensleitung, den verschiedenen Fachbereichen, den Gesellschaftsorganen sowie wichtigen internen und externen Ansprechpartnern.

Executive Office Manager (m/w/d)

Aufgaben:

Unterstützung der Geschäftsführung

• Organisation und Koordination der Agenda der Geschäftsführung einschließlich Terminen, Besprechungen, institutionellen Veranstaltungen und Geschäftsreisen
• Steuerung der ein- und ausgehenden Kommunikation, einschließlich institutioneller Korrespondenz und vertraulicher Geschäftskommunikation
• Koordination der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
• Erstellung und Überarbeitung von Schreiben, Präsentationen, Berichten und Informationsunterlagen
• Überwachung von Anfragen, Aufgaben und strategisch relevanten Fristen
• Sicherstellung des Follow-ups zu Entscheidungen und vereinbarten Maßnahmen
• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben zwischen Geschäftsführung und den verschiedenen Unternehmensbereichen
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachverfolgung von Management- und Führungsgremien

Gesellschaftsorgane und Governance

• Organisation und Koordination von Sitzungen des Verwaltungsrats und weiterer Gesellschaftsorgane
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Gesellschafterversammlungen
• Organisation und Koordination interner Führungsgremien und Komitees
• Koordination der entsprechenden Dokumentations- und Genehmigungsprozesse
• Verwaltung und Kontrolle offizieller gesellschaftsrechtlicher Dokumente
• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen, strukturierten und vertraulichen Dokumentenverwaltung
• Koordination von Archivierungs-, Aufbewahrungs- und formalen Dokumentationsprozessen

Organisation und Dokumentenmanagement

• Verantwortung für das zentrale Unternehmensregister und die damit verbundenen Prozesse
• Verwaltung und Aktualisierung des physischen und digitalen Unternehmensarchivs
• Strukturierte Ablage und Aufbewahrung gesellschaftsrechtlicher und administrativer Dokumentation
• Unterstützung bei der Pflege und Aktualisierung von Business-Continuity-Unterlagen
• Koordination weiterer organisatorischer und administrativer Aufgaben im Auftrag der Geschäftsführung

Institutionelle und interne Kommunikation

• Unterstützung der Geschäftsführung bei der institutionellen Kommunikation
• Erstellung und Koordination von Pressemitteilungen, Informationsschreiben, Stakeholder-Kommunikation und institutionellen Präsentationen
• Beobachtung strategisch relevanter Nachrichten und Entwicklungen
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Treffen mit Investoren, Behörden, öffentlichen Einrichtungen, Verbänden und Geschäftspartnern
• Unterstützung bei der Sicherstellung eines professionellen und konsistenten Außenauftritts in Zusammenarbeit mit Marketing und anderen relevanten Unternehmensbereichen
• Unterstützung bei der internen Kommunikation zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitenden

Profil:

Idealerweise verfügen Sie über:

• Ein abgeschlossenes Studium, vorzugsweise in Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften, Sprachwissenschaften oder einem vergleichbaren Bereich
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung, Management Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren Funktion
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Erfahrung in der Koordination komplexer Aufgaben und Prozesse
• Eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Sehr gute Kommunikations- und Sozialkompetenz sowie ein professionelles Auftreten
• Die Fähigkeit, komplexe Informationen schnell zu erfassen, zu strukturieren und adressatengerecht aufzubereiten
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und Sicherheit in der Erstellung professioneller Korrespondenz und Dokumente
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 und idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen
• Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern
• Einen professionellen, kooperativen und pragmatischen Arbeitsstil mit ausgeprägter Lösungsorientierung

Das Unternehmen bietet:

• Eine verantwortungsvolle und bereichsübergreifende Position in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit hoher Sichtbarkeit innerhalb des Unternehmens
• Einen umfassenden Einblick in Entscheidungs-, Organisations- und Governance-Prozesse
• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen
• Ein professionelles, dynamisches und kollegiales Arbeitsumfeld
• Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmensbereichen sowie anspruchsvollen internen und externen Ansprechpartnern
• Eine Position mit langfristiger Entwicklungsperspektive
• Eine Einstufung in die 1. oder 2. Ebene des CCNL Commercio e Terziario, abhängig von Erfahrung und Qualifikation
• Eine attraktive, individuell an Erfahrung und Kompetenzen ausgerichtete Vergütung

Das für die Position vorgesehene Einstiegsgehalt beträgt 38.000 € RAL bei Vollzeitbeschäftigung. Je nach Berufserfahrung und Qualifikation des Kandidaten besteht die Möglichkeit einer höheren Vergütung.

Katharina Végh

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