Arbeitszeiterfassung vs. Vertrauensbasis: Welche Vor- und Nachteile stecken dahinter?
Flexibilität nimmt in der Arbeitswelt einen immer höheren Stellenwert ein - das gilt auch für die Arbeitszeiterfassung. Auch wenn die Stechuhr in vielen Betrieben immer noch Norm ist, setzen Unternehmen zunehmend auf die sogenannte Vertrauensarbeitszeit, bei der Angestellte selbst über ihre Arbeitszeit entscheiden. Unser Beitrag zeigt dir, welche Vor- und Nachteile dadurch entstehen können.
Was versteht man unter Arbeitszeiterfassung?
Die Kontrolle der Arbeitszeit durch Vorgesetzte hat eine lange Tradition. Die Stech- oder Stempeluhr wurde vor über 200 Jahren eingeführt. Arbeitende „stempeln“ sich seither im Betrieb morgens ein und abends wieder aus, um ihre Anwesenheit festzuhalten.
Früher ...
war die Stechuhr hauptsächlich ein Kontrollinstrument für Fabriksbesitzer:innen, die damit die Produktivität ihrer Arbeitnehmer:innen überwachen konnten.
Heute ...
erfolgt die Arbeitszeiterfassung zunehmend elektronisch, der Zweck ist jedoch derselbe geblieben – die Kontrolle über die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden.
Mit einem Schlüsselprinzip wird sich im Büro “eingeloggt” und nach getaner Arbeit wieder “ausgeloggt”. Auch Pausen und Ruhezeiten werden durch solche Systeme erfasst und sekundengenau dokumentiert.
Die Arbeitszeiterfassung dient den Arbeitgebern und Arbeitnehmer:innen gleichermaßen, um gesetzliche Rahmenbedingungen bezüglich der Arbeitszeit einzuhalten. Dazu zählen zum Beispiel
- Mehr- oder Überstunden,
- Urlaube,
- gesetzlich vorgeschriebene Pausen oder
- Höchstarbeitszeiten pro Tag.
Arbeitszeiterfassung: Was sagt das Gesetz?
Der Europäische Gerichtshof in Luxemburg entschied im Mai 2019, dass sich Arbeitgeber der EU-Mitglieder zu einem “objektiven, verlässlichen und zugänglichen System” zur Erfassung der täglich geleisteten Arbeitszeit verpflichten müssen. Der EuGH stellt den Mitgliedstaaten jedoch die Art und Weise der Umsetzung frei, auch eine Frist für die Umsetzung gibt es nicht.
In Italien sind Arbeitgeber gesetzlich zur Zeiterfassung verpflichtet.
In der Regel erfolgt sie im zweiteiligen Einheitslohnbuch, in dem Präsenzen und Abwesenheit dokumentiert werden. Wie präzise das erfolgt, ist allerdings wiederum dem Betrieb selbst überlassen. Das ermöglicht ein hohes Maß an Flexibilität und lässt gesetzlichen Spielraum für die sogenannte Vertrauensarbeitszeit. Speziell für ergebnisorientierte Unternehmen ein beliebtes Modell.
Vertrauensarbeitszeit - was ist das eigentlich?
Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Mitarbeiter:innen selbst dafür verantwortlich sind, ihre Arbeitszeit zu dokumentieren, aber auch zu gestalten. Damit unterscheidet sich das Modell von der Gleitzeit, bei der zumindest bestimmte Kernarbeitszeiten vereinbart werden. Bei Vertrauensarbeitszeit gibt das Unternehmen lediglich den Arbeitsumfang, zum Beispiel pro Woche oder pro Monat, vor.
Die Vertrauensarbeitszeit hat keine gesetzliche Grundlage und muss daher zwischen Betrieb und Arbeitnehmer:in zusätzlich vereinbart werden. Sie kann zum Beispiel innerhalb des Arbeitsvertrags, aber auch mündlich vereinbart werden. Dennoch müssen sich sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer:in an gesetzliche Vorgaben halten, die besonders letztere schützen sollen. Dazu zählt zum Beispiel eine klare Definition von Überstunden, Ruhe-, oder Höchstarbeitszeiten.
Welche Vorteile bringt die Vertrauensarbeitszeit?
Work Life Balance
Vertrauensarbeitszeit ist besonders im Home Office oder bei der sogenannten Remote Work beliebt, da dadurch zeit- und ortsunabhängig gearbeitet werden kann. Mit diesen Modellen gelingt es Mitarbeiter:innen, sich ihre Arbeitszeit nach ihrem Belieben zu portionieren und somit ergebnisorientierter zu arbeiten.
Gerade für Familienväter oder Mütter kann das ein entscheidender Vorteil sein, wodurch die Work Life Balance nachhaltig gewährleistet werden kann. Immerhin können sie sich die Zeit, die sie mit ihrem Nachwuchs verbringen wollen, selbst einteilen. Auch für frühere Pendler:innen kann die ausbleibende Orts- und Zeitabhängigkeit ein Vorteil sein.
Verantwortung
Ein Arbeitsmodell, das auf Vertrauen basiert, kann Arbeitnehmer:innen in ihrem Verantwortungsgefühl stärken. Wenn Arbeitnehmer:innen wissen, dass ihnen ihr*e Vorgesetzte*r hinsichtlich Ihrer Arbeitseinteilung vertrauen, wissen sie, dass rein die Qualität und nicht die Quantität Ihrer Arbeit wertgeschätzt wird. Diese Gewissheit kann sowohl die Identifikation mit dem Unternehmen als auch die Produktivität einzelner fördern.
Qualität über Quantität
Die Qualität von Arbeit lässt sich nicht immer daran festmachen, wie viel Zeit dafür aufgebracht wurde. Viele Vorgesetzte neigen dazu, eher den Fleiß hinter Mehr- und Überstunden zu loben, als auf den wahren Wert der Arbeit zu achten.
Dass ein Mensch von 09:00 bis 17:00 Uhr durchgängig produktiv und effizient arbeitet, ist unrealistisch und entspricht nicht unserer Natur. Wir alle haben Phasen, die von Konzentrationsschwächen geprägt sind und durch die wir in den Leerlauf geraten. Wenn wir unsere Arbeitszeit nach unserem eigenen Biorhythmus anpassen, beugt Zeitverschwendung vor. Dadurch gewinnt das sogenannte Mitarbeiter-Benefit „4-Tage-Woche“ immer mehr an Beliebtheit, wodurch eine Win-Win-Situation zwischen Unternehmen und Mitarbeiter:innen realisiert werden kann.
Weniger Kontrolle
Eine penible Zeiterfassung durch Vorgesetzte kann Angestellte in ihrer Freiheit einengen. Wenn Arbeitgeber genau darauf achten, dass niemand vor 17:00 Uhr das Büro verlässt, machen sie sich nicht unbedingt beliebt. Eine Vertrauensarbeitszeit kann an dieser Stelle zu mehr Zustimmung führen, da steile Hierarchien zwischen Chef*in und Angestellten verschwimmen und so ein angenehmes Arbeitsklima gefördert wird.
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Welche Nachteile können durch Vertrauensarbeitszeit entstehen?
Fehlende Struktur
Manche Menschen empfinden das Arbeiten nach fest vereinbarten Arbeitszeiten nicht als Mühsal, sondern als Bereicherung. Die tägliche Struktur, die durch vorgegebene Stundenzahlen entsteht, hilft ihnen dabei, sich besser zu organisieren. Menschen, die keine gute Selbstdisziplin vorweisen, werden durch das Vertrauensmodell eher an Produktivität einbüßen.
Fehlende Teamatmosphäre
Wer das gemeinsame Arbeiten im Büro bevorzugt, wird an unternehmensweiter Vertrauensarbeitszeit keine Freude haben. Je mehr Mitarbeiter:innen nach ihren individuellen Vorlieben arbeiten, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich alle gleichzeitig im Büro antreffen und gemeinsam ein Projekt realisieren.
Das kann auch die Kommunikationswege, zum Beispiel bei der Organisation von wichtigen Meetings, erschweren. Hier müssen Unternehmer:innen Sonderregelungen finden, um nicht ins Chaos zu stürzen. Dazu zählen zum Beispiel fest vorgeschriebene Kernarbeitszeiten.
(Selbst-)Ausbeutung
Wir alle kennen es - wir arbeiten auf eine anstehende Deadline hin und begeben uns in einen Tunnel, aus dem wir so schnell nicht mehr rauskommen, wenn es erstmal “läuft”. Erst tief in der Nacht merken wir, dass wir weitaus länger gearbeitet haben als wir wollten. Sind die Überstunden nicht im Vorfeld mit dem oder der Vorgesetzten abgesprochen, führt das oft dazu, dass Mitarbeiter:innen Überstunden gar nicht erst anschreiben, um Konflikten aus dem Weg zu gehen. Das kann nicht nur zu Überlastung führen, sondern auch zu Ärger beim Erhalt des Lohnzettels.
Hinzu kommt, dass das Vertrauen von beiden Seiten missbraucht werden kann. Arbeitgeber:innen können ihre Angestellte zu unbezahlten Überstunden überreden, während Angestellte falsche Angaben machen können. Die Vertrauenskultur im Unternehmen muss dementsprechend schon vor dem Wagnis der Vertrauensarbeitszeit angenehm sein.
Work Life Blending
Bei Vertrauensarbeitszeit wird keine Trennung mehr zwischen Privat- und Arbeitsleben vollzogen, wenn Arbeitnehmer:innen nicht diszipliniert genug sind. Die Ruhezeiten, die bei klar festgelegten Arbeitszeiten für das Wochenende vorgesehen sind, können verschwimmen, wenn wichtige Deadlines anstehen. Arbeitgeber nutzen das schließlich aus, um zu ungelegenen Zeiten anrufen. Es ist daher sehr wichtig, auch bei Vertrauensarbeitszeit grenzachtende Ruhezeiten festzulegen und einzuhalten.
Unser Tipp als Fazit:
Das Verhältnis zwischen Kontrolle und Vertrauen abwägen
Flexible Arbeitsmodelle werden immer beliebter und das ist auch gut so - immerhin haben sich die Anforderungen gerade junger Menschen ans Berufsleben über die Jahre weiterentwickelt.
Dennoch muss jede Geschäftsführung zunächst genau überlegen, ob sich ein Modell, das auf Vertrauen basiert, für das Unternehmen lohnt. Besonders effektiv gilt der Umstieg jedenfalls in IT-Unternehmen, der Medien- und Kommunikationsbranche oder im Dienstleistungssektor. Generell kann Vertrauensarbeitszeit für alle Beschäftigte mit wenig Kundenkontakt eine willkommene Umstellung darstellen.
Dennoch sei gesagt: Die Entscheidung des EuGH erfordert auch bei Vertrauensarbeitszeit eine Zeiterfassung. Die kann zum Beispiel durch den oder die Mitarbeiter:in selbst erfolgen.
Wir raten, eine “gesunde Mitte” zu finden und Vertrauen sowie Kontrolle nicht als Gegensätze anzusehen, sondern als Spektrum. So können trotz Vertrauen auch Kernarbeitszeiten eingeführt werden, damit Teams beisammenbleiben und gemeinsame Meetings und Teambuilding-Maßnahmen nicht zu kurz kommen. Ein funktionierendes Hybrid-Modell kann die Unternehmenskultur und die Produktivität fördern. Generell gilt also: Die Entscheidung über das Zeiterfassungsmodell ist nicht nur von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sinnvoll, sondern auch von Arbeitskraft zu Arbeitskraft.
Wie so oft hilft es Geschäftsführern an dieser Stelle, sich genau mit den Bedürfnissen ihrer Belegschaft auseinander zu setzen!
