6 Administrative Assistenz Jobs in Südtirol
Deine Aufgaben:
- Organisation von Terminen und Bearbeitung der E-Mail-Korrespondenz
- Vorbereitung von Präsentationen und Besprechungen
- Beziehungen zu Stakeholdern und institutionellen Akteuren
- Technische und administrative Verwaltung von Bau- und Instandhaltungsprojekten
- Schnittstelle zwischen dem Bereichsleiter und den Projektleitern zur Kontrolle von Zeit- und Kostenvorgaben
- Vorbereitung von Unterlagen für den Verwaltungsrat und Berichterstattung für die Mobilitätsabteilung der Provinz Bozen
- Unterstützung bei der Beantragung und Abrechnung von Projekten (auch europäischen Projekten)
- Verwaltungstechnische Aufgaben nach Bedarf des Arbeitgebers
|
Aufgaben:
- Du koordinierst den Telefon- und Kund:innenempfang sowie eine professionelle Korrespondenz
- Du bearbeitest die eingehende Post und organisierst die Terminverwaltung
- Du führst telematische Meldungen (Agentur der Einnahmen) durch und unterstützt administrative Prozesse
- Du übernimmst gelegentliche Botengänge sowie strukturierte Ablage und unterstützt gesetzeskonforme Buchführungsaufgaben (z. B. Protokoll-Eindruck, Archivierung)
- Du arbeitest dem Team in vielfältigen administrativen und organisatorischen Themen zu
|
WIR BIETEN IHNEN
- Eine langfristige Perspektive in einem zukunftsorientierten Unternehmen
- Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungswege und ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld
- Flexible Arbeitszeiten
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Attraktive Vergütung
- Gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
|
Wenn du,
- einen Oberschulabschluss hast
- vorzugsweise über „Know-how“ im Bereich Arbeitssicherheit verfügst
- sehr gute Italienisch- und Deutschkenntnisse mitbringst, Englischkenntnisse von Vorteil
- organisiert und strukturiert arbeitest
- motiviert bist, neue Herausforderungen zu übernehmen
- teamfähig und lösungsorientiert bist
|
|
|
Deine Aufgaben bei uns:
- Recruitment – vom Erkennen der Needs zusammen mit den Head of Departments, über die kreative Gestaltung der Anzeigen und Kanäle, kümmerst Du Dich vom ersten Moment um die Kommunikation mit den Bewerbern
- Monitoring der Anzeigen, Kontakt und Korrespondenz mit den Kandidaten und das Organisieren und Moderieren der Interviews bereitet Dir Freude und Du nimmst jeden Bewerber mit Offenheit in Empfang
- Du erstellst autonom Job Descriptions und erstellst in Absprache mit dem General Manager die Job Offers und stehst mit Rat und Tat zur Seite, sei es dem neuen Mitarbeiter, wie auch den Abteilungsleitern in Bezug auf Fragen um alle HR-relevanten Themen
- Erstellen der Arbeitsverträge in Zusammenarbeit mit dem externen Lohnstudio, mit größter Sorgfalt und Bedacht auf die besten Lösungen für Mitarbeiter und Hotel
- Vorbereitung des Onboardings in Absprache der einzelnen Abteilungen, Organisation der Trainings, Information und Kommunikation
- Arbeitszeiterfassung und Kontrolle der eventuellen Überzeit- und Ferienkonten, vorbereitende Lohnverrechnung, stets in enger Zusammenarbeit mit dem Lohnverrechnungsbüro und Controlling
- Einhaltung und Umsetzung aller HR-Prozesse (Onboarding, Mitarbeiter-Handbuch, Exit-Gespräch, etc.)
- Organisation von Trainings und Schulungen, Führen eines Trainingsplanes
- Administrative Arbeiten im Personalwesen, wie Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Archivierung der Bewerbungen etc.
- Bewilligungs- und Vertragswesen – z.B. Organisation der Ferien und Überstundenabbau in Zusammenarbeit mit den Abteilungsleitern
- Mitarbeiterbetreuung
- Administrative und operativa Verwaltung der Mitarbeiterunterkünfte, Parkplätze, Arbeitskleidung
- Lieferschein und Rechnungskontrolle, Vorkontierung und Freigabe
- Kontrolle der Tageseinnahmen, Bankgeschäfte, Kontrolle der Tages- und Monatsabschlüsse
- Laufende Prüfung der Kostenstellen
- Debitorenmanagement
- Assistenz aller buchhalterischen Abläufe in den operativen Abteilungen
- Allfällige administrative Tätigkeiten im gesamten Hotelbetrieb
|
