Verwaltungsassistentin
(m/w/d) Teilzeit / Vollzeit
Bei Förderfactory sorgen wir dafür, dass Unternehmen und öffentliche Verwaltungen keine Förderchance liegen lassen: Wir machen Fördermittel zugänglich, strukturieren komplexe Anforderungen und bringen Förderprojekte sicher ins Ziel. Wir wachsen – und wollen unser Backoffice so aufstellen, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft. Wenn du gern Ordnung schaffst, Dinge verlässlich zu Ende bringst und Teams spürbar entlastest, passt du sehr gut zu uns.
Deine Aufgaben:
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Du organisierst das Office und Tagesgeschäft und bist zentrale Ansprechperson für organisatorische Fragen sowie für die Bearbeitung von Mail- und Telefonanfragen
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Du übernimmst unser Rechnungs- und Mahnwesen
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Du verantwortest die vorbereitende Buchhaltung (Belegmanagement) und arbeitest eng mit unserer externen Buchhaltung und Steuerberatung zusammen
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Du pflegst unsere digitale Ablage (Ordnung, Vollständigkeit, Auffindbarkeit) und verwaltest interne Dokumente (z. B. Verträge, Versicherungen etc.)
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Du versionierst und standardisierst Vorlagen und pflegst interne Verzeichnisse, Kontaktlisten und Verteilerlisten
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Du pflegst Daten in unseren Tools (z. B. CRM/Listen/Projekttools) und verwaltest Zugänge, Tools und Lizenzen
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Du kümmerst dich um das Bestellwesen (Büromaterial/Arbeitsmittel), hältst den Kontakt zu unseren Lieferanten und führst einfache Preisvergleiche durch
Das bringst du mit (Must-haves):
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Organisationstalent: Du liebst Struktur, arbeitest verlässlich und behältst auch bei vielen Aufgaben den Überblick
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Genauigkeit und Verantwortung: Du arbeitest gewissenhaft und vorausschauend
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Digitale Kompetenz: Du hast einen sicheren Umgang mit MS 365, Outlook und Kalender sowie der digitalen Ablage
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Kommunikation und Diskretion: Du trittst freundlich, klar und kund*innenorientiert auf
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Sehr gute Kenntnisse in beiden Landessprachen in Wort und Schrift
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Selbständigkeit: Du arbeitest eigenverantwortlich, bringst Ideen mit ein und übernimmst Verantwortung für deine Aufgaben
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Teamorientierung
Nice-to-haves :
Bewerbung: Schick uns deinen Lebenslauf zusammen mit ein paar Zeilen zu deiner Motivation sowie Startdatum und möglicher Umfang deiner Arbeitszeit
