6 executive-assistent Jobs in Südtirol
Über uns
- Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen.
- Unterstützung der Verwaltung, sowie bei der geschäftlichen Korrespondenz sowie Organisation und Priorisierung von E-Mails und Informationen.
- Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings sowie konsequente Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Entscheidungen.
- Strukturierte Organisation und Ablage von Dokumenten, Verträgen und Projektunterlagen.
- Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen und entscheidungsrelevanten Unterlagen.
- Koordination und Kommunikation mit Geschäftspartnern, Kunden, Beratern, Behörden und Dienstleistern.
- Eigenständige Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben sowie kleinerer Projekte.
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AUFGABENBEREICH:
- Sie agieren als zentrale Vertrauens- und Schnittstellenfunktion im direkten Umfeld des Top-Managements
- Sie steuern und priorisieren eigenverantwortlich komplexe Themen, Termine und Projekte auf Managementebene
- Sie bereiten entscheidungsrelevante Unterlagen präzise und adressatengerecht auf
- Sie stellen die inhaltliche und organisatorische Qualität von Meetings auf Top-Level sicher
- Sie übernehmen eine aktive Rolle in der Koordination strategischer Themen und interner Abstimmungen
- Sie fungieren als erste Ansprechpartner:in für interne und externe Schlüsselkontakte
- Sie sorgen für eine strukturierte, diskrete und effiziente Steuerung administrativer Prozesse
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Aufgaben:
- Organisation und Koordination der Agenda der Geschäftsführung einschließlich Terminen, Besprechungen, institutionellen Veranstaltungen und Geschäftsreisen
- Steuerung der ein- und ausgehenden Kommunikation, einschließlich institutioneller Korrespondenz und vertraulicher Geschäftskommunikation
- Koordination der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
- Erstellung und Überarbeitung von Schreiben, Präsentationen, Berichten und Informationsunterlagen
- Überwachung von Anfragen, Aufgaben und strategisch relevanten Fristen
- Sicherstellung des Follow-ups zu Entscheidungen und vereinbarten Maßnahmen
- Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben zwischen Geschäftsführung und den verschiedenen Unternehmensbereichen
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachverfolgung von Management- und Führungsgremien
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Was Dich erwartet:
- Eigenständige Organisation und Unterstützung im operativen Tagesgeschäft
- Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Besprechungen
- Nachverfolgung von Aufgaben und Maßnahmen sowie Überwachung von Fristen
- Erstellung von Protokollen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
- Strukturierte Aufbereitung von Informationen für die Bereichsleitung
- Kommunikation und Abstimmung mit internen Fachbereichen sowie externen Partnern
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Firmenbeschreibung
- Du verwandelst komplexe Anforderungen in klare, präzise Kalkulationen – und legst damit die Basis für erfolgreiche Projekte
- Du arbeitest eng mit Engineering, Einkauf und Technik zusammen und sorgst dafür, dass alle dieselbe Sprache sprechen
- Du hältst den Überblick über Angebote, Daten, Deadlines – und bringst Struktur in den Prozess
- Du erkennst Verbesserungspotenziale und setzt sie gemeinsam um – proaktiv statt passiv
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