Für unser wachsendes Architekturbüro suchen wir eine organisationsstarke, kommunikative und vorausschauende Persönlichkeit, die den Überblick über unsere laufenden Projekte behält und als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Projektleitern, Planungsteam und Verwaltung arbeitet.

Du musst keine Architektin bzw. kein Architekt sein. Entscheidend ist, dass du gerne organisierst, koordinierst, nachfragst und Dinge konsequent zu Ende bringst.

Interne Projektkoordination & Office Manager (m/w/d)

Aufgaben:

• Koordination und laufende Aktualisierung unserer Projekt- und Terminplanung
• Überblick über alle laufenden Projekte, Projektphasen und wichtigen Meilensteine
• Koordination von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines
• Nachverfolgung offener Aufgaben und Entscheidungen
• Vorbereitung und Organisation unserer wöchentlichen Projektbesprechungen
• Erstellung einer übersichtlichen Wochenplanung für Projekte und Teams
• Koordination interner Besprechungen und Termine
• Sicherstellung eines funktionierenden Informationsflusses zwischen den Projektteams
• Unterstützung bei der Ressourcen- und Mitarbeiterplanung
• Erkennen von Terminüberschneidungen und Kapazitätsengpässen
• Organisatorische Unterstützung beim Projektcontrolling
• Pflege und Weiterentwicklung unserer digitalen Projektmanagement- und Organisationssysteme
• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Unterstützung dabei, klare Strukturen und effiziente interne Abläufe zu schaffen

Profil:

• Ausgeprägtes Organisationstalent
• Sehr strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Freude daran, mehrere Projekte und Themen gleichzeitig zu koordinieren
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, Aufgaben konsequent nachzuverfolgen
• Vorausschauendes Denken und die Fähigkeit, Probleme frühzeitig zu erkennen
• Sehr gute digitale Kenntnisse und Interesse an modernen Organisations- und Projektmanagementtools
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Italienisch und Englisch sind von Vorteil
• Erfahrung in einem Architektur-, Planungs-, Bau- oder Projektmanagementbüro ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich

Das Unternehmen bietet:

• Eine abwechslungsreiche technische Position mit 75 % oder Vollzeit
• Reine Bürotätigkeit – keine Baustelleneinsätze
• Ein modernes und digital ausgerichtetes Arbeitsumfeld
• Direkte Zusammenarbeit mit unseren Architekten und Projektleitern
• Die Möglichkeit, bestehende Prozesse nicht nur anzuwenden, sondern tatsächlich mitzuentwickeln
• Ein junges, dynamisches und wachsendes Team
• Ein vollständig übernommenes Mittagessen
• Gute Entwicklungsmöglichkeiten und die Möglichkeit, sich fachlich in neue Bereiche einzuarbeiten

Das für die Position vorgesehene Einstiegsgehalt beträgt 32.000 RAL bei Vollzeitbeschäftigung. Je nach Berufserfahrung und Qualifikation des Kandidaten besteht die Möglichkeit einer höheren Vergütung.