Für ein etabliertes und wachstumsorientiertes Unternehmen suchen wir eine professionelle und organisationsstarke Persönlichkeit als Direktionsassistenz (m/w/d).

In dieser verantwortungsvollen Position arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung zusammen und übernehmen eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen der Unternehmensleitung, den verschiedenen Fachbereichen, den Gesellschaftsorganen sowie wichtigen internen und externen Ansprechpartnern.

 

Direktionsassistenz (m/w/d)

Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen, administrativen und strategischen Belangen
• Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen, Geschäftsreisen und Führungsgremien
• Steuerung der internen und externen Kommunikation sowie Korrespondenz mit relevanten Stakeholdern
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Schreiben und Informationsunterlagen
• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben, Entscheidungen, Fristen und Maßnahmen
• Organisation und Begleitung von Verwaltungsrats-, Gesellschafter- und Komiteesitzungen einschließlich der entsprechenden Dokumentation
• Verwaltung gesellschaftsrechtlicher Unterlagen sowie strukturierte Pflege des digitalen und physischen Unternehmensarchivs
• Koordination von Dokumentations-, Genehmigungs- und Archivierungsprozessen
• Unterstützung bei institutioneller Kommunikation, Pressearbeit und der Organisation von Veranstaltungen mit externen Partnern
• Beobachtung relevanter Entwicklungen und Unterstützung der Geschäftsführung bei der internen und externen Kommunikation

Profil:

Idealerweise verfügen Sie über:

• Ein abgeschlossenes Studium, vorzugsweise in Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften, Sprachwissenschaften oder einem vergleichbaren Bereich
• Mindestens ein halbes Jahr Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Management Assistant, Office Manager oder in einer vergleichbaren Funktion
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Erfahrung in der Koordination komplexer Aufgaben und Prozesse
• Eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Sehr gute Kommunikations- und Sozialkompetenz sowie ein professionelles Auftreten
• Die Fähigkeit, komplexe Informationen schnell zu erfassen, zu strukturieren und adressatengerecht aufzubereiten
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit und Sicherheit in der Erstellung professioneller Korrespondenz und Dokumente
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 und idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen
• Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern
• Einen professionellen, kooperativen und pragmatischen Arbeitsstil mit ausgeprägter Lösungsorientierung

 

Das Unternehmen bietet:

• Eine verantwortungsvolle und bereichsübergreifende Position in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit hoher Sichtbarkeit innerhalb des Unternehmens
• Einen umfassenden Einblick in Entscheidungs-, Organisations- und Governance-Prozesse
• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen
• Ein professionelles, dynamisches und kollegiales Arbeitsumfeld
• Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Unternehmensbereichen sowie anspruchsvollen internen und externen Ansprechpartnern
• Eine Position mit langfristiger Entwicklungsperspektive
• Eine Einstufung in die 1. oder 2. Ebene des CCNL Commercio e Terziario, abhängig von Erfahrung und Qualifikation
• Eine attraktive, individuell an Erfahrung und Kompetenzen ausgerichtete Vergütung

Das für die Position vorgesehene Einstiegsgehalt beträgt 38.000 € RAL bei Vollzeitbeschäftigung. Je nach Berufserfahrung und Qualifikation des Kandidaten besteht die Möglichkeit einer höheren Vergütung.