5 einfache Tipps gegen die E-Mail-Flut

Wie jeder technische Fortschritt bringt auch das Arbeiten im und mit dem Internet seine Vor- und Nachteile mit sich. Manche Nachteile sind leider gravierend: Zum einen steigt der Druck auf Arbeitnehmer*innen immer weiter an - mehr und mehr Angestellte beantworten ihre E-Mails auch im Urlaub oder am Wochenende. Zum anderen hat die Kommunikation per E-Mail unseren Arbeitsalltag seit der Jahrtausendwende enorm verändert.

5 einfache Tipps gegen die E-Mail-Flut im Job

Rund 20 Arbeitsstunden pro Woche verbringen Büroangestellte im Schnitt mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails! Grund genug, einmal seine eigenen Arbeitsabläufe zu überdenken: Verfüge ich über eine Methode, um wichtige von unwichtigen Nachrichten zu trennen? Womit vergeude ich am meisten Zeit? Arbeite ich effizient?


E-Mail-Management: Braucht es das überhaupt?

Ich meine: ja, unbedingt! Die Rechnung ist einfach: Angenommen, du bekommst an einem Arbeitstag 30 bis 40 E-Mails zugestellt und die Bearbeitungsdauer beträgt im Schnitt 5 Minuten. Dann verbringst du über 3 Stunden täglich damit, E-Mails zu lesen oder zu beantworten! Der bewusste Umgang mit dem Bearbeiten deiner digitalen Post bringt dir folgende Vorteile:

  • Du sparst Zeit.
  • Du reduzierst Stress.
  • Deine gesamten Arbeitsabläufe gehen dir leichter von der Hand, oder auf „Neudeutsch“ gesagt: Du bist besser im „Flow“ ;-).

Aber lässt sich ein einfaches E-Mail-Management so leicht umsetzen, wie es sich anhört? Lies weiter und überlege, ob der eine oder andere Tipp für dich nützlich sein kann:


Tipp Nummer 1: Konkrete Zeiten für E-Mails festlegen

Bestimme am besten zwei fixe Zeitpunkte am Tag, an denen du ausschließlich E-Mails liest oder beantwortest. Das ist anfangs vielleicht eine harte Übung, aber sobald du dir diese Methode einmal angeeignet hast, wirst du die Vorteile zu schätzen wissen: Lies nicht immer jedes E-Mail sofort, das in deinem Posteingang landet! So bleibst du konzentriert bei der Aufgabe, an der du gerade dran bist und vergeudest keine Zeit.


Tipp Nummer 2: Befasse dich mit jedem E-Mail nur ein Mal!

Gehörst du zu denjenigen, die E-Mails markieren, in Ordner verschieben und sich vornehmen, sie nach Wichtigkeit abzuarbeiten? Wenn ja, hast du schon einmal überprüft, wie viel Zeit mit dem Ordnen und Organisieren vergeht? Spar dir diese Zeit und investiere sie in deine fixen E-Mail-Zeiten! Ganz wichtig: einmal bearbeitet, solltest du das E-Mail auch gedanklich abhaken.


Tipp Nummer 3: E-Mail-Verteiler so gut wie möglich reduzieren

Zu viele Nachrichten können ganz schön nerven. Es ist sinnvoll, sich gut zu überlegen, welche Verteiler man im Büro braucht und welche nicht. In dir schlummert ein kleiner Kontrollfreak und du hast das Gefühl, immer über alles informiert sein zu müssen? Trag dich dennoch aus dem einen oder anderen Verteiler aus und schau, was passiert. Wenn sich herausstellt, dass sich keinerlei Nachteile oder - im Gegenteil - nur Vorteile für dich ergeben, dann belass es dabei! Trag dich übrigens auch aus allen Newslettern aus, von denen du feststellst, dass du sie ohnehin nie liest. Weniger digitale Post, weniger Stress - das Leben kann so einfach sein …


Tipp Nummer 4: Keep it short and simple.

Halte deine E-Mails möglichst kurz. Aber Vorsicht: Achte dennoch auf einen höflichen Umgangston - deine Nachricht soll nicht als patzig wahrgenommen oder als Desinteresse ausgelegt werden. Hier braucht es vielleicht eine gewisse Übung. Aber, wer weiß? Vielleicht gehst du mit deinem Schreibstil auch mit gutem Beispiel voran und bekommst ebenso kurze, prägnante Nachrichten retour?


Tipp Nummer 5: Andere Kommunikationswege nutzen

Dieser Tipp ist insbesondere dann wertvoll, wenn dich eine Nachricht erreicht, über die du dich ärgerst. Wir neigen sehr oft in einem ersten Impuls dazu, unserem Ärger Luft zu machen und sofort zurückzuschreiben - sehr häufig wird der Ärger im Text auch spürbar. Bewahre dir so ein E-Mail am besten für die zweite fixe E-Mail-Zeit deines Arbeitstages auf. Es ist wichtig, zu Nachrichten solcher Art eine gewisse Distanz zu bekommen. Manchmal ist es sogar besser, den Verfasser dieser Nachricht einfach anzurufen. Wenn es sich um einen Kollegen oder um eine Kollegin handelt: Mach dich auf in das Nachbarbüro und such das persönliche Gespräch! Vielleicht steckt keine Absicht hinter dem bösen Ton …

UNSER FAZIT FÜR DICH

Digitalisierung ist in vielerlei Hinsicht eine Bereicherung, hat aber auch ihre Tücken. Sie fordert uns heraus, immer wieder neue Wege zu finden, um nicht vollends unter ihre Räder zu gelangen. Unser Extratipp: Zumindest an einem Tag am Wochenende offline zu sein kann sehr erholsam sein. Welchen Weg du auch immer findest, um Stress im Umgang mit dem Internet zu reduzieren - das Team von suedtirolerjobs.it wünscht dir viel Erfolg bei der Umsetzung!

 

Susanne Huber-Schwarz - Bewerbungsfee

Susanne Huber-Schwarz, bewerbungsfee.at

Susanne korrigiert und optimiert unter anderem Bewerbungsunterlagen oder erstellt sie auf Wunsch ganz neu. Für nähere Informationen steht sie dir telefonisch unter +43 660 5025820 oder susanne@bewerbungsfee.at zur Verfügung. Susanne freut sich auf deine Anfrage!

 

Weitere News

Der Karriere Blog liefert News und Wissenswertes über den Südtiroler Arbeitsmarkt und hält Jobsuchende und Arbeitgeber auf neuestem Stand. Tipps und Tricks rund um das Thema Weiterbildung am Arbeitsplatz, Bewerbungsprozess, Lebenslauf, Gesundheit am Arbeitsplatz sind einige der Themenbereiche der Blogartikel. Zudem informieren wir dich über aktuelle Ereignisse der Südtiroler Arbeitgeber(Arbeitgebernews) oder bieten dir Hilfe bei der Erstellung deiner Bewerbungsunterlagen. Zahlreiche Bewerbungstipps helfen dir, dich erfolgreich auf Stellenangebote zu bewerben und deine Karriere in Südtirol zu starten. Informiere dich über die Südtiroler Arbeitswelt und verbessere deinen Lebenslauf, damit du schneller zu deinem Traumjob kommst.